Koszty dojazdu do pracy w czasie lockdownu - czy mogę odliczyć?
Pracownicy pracowali w domu i nadal to robią. Jednak kilku przychodziło regularnie, aby sprawdzić, czy biuro jest w porządku, odebrać pocztę itp. Jak należy traktować ich wydatki?
Podróż z domu do pracy a podatek
Opodatkowanie kosztów podróży jest proste, szczególnie w przypadku podróży odbywanych przez pracownika lub dyrektora pomiędzy domem a miejscem pracy. Przepisy określają takie podróże jako "zwykłe dojazdy". Koszt zwykłego dojazdu do pracy, lub podróży, która jest "zasadniczo zwykłym dojazdem do pracy", nie jest kosztem uzyskania przychodu. Gdy firma płaci lub zwraca pracownikowi koszty dojazdu do pracy, podlega to opodatkowaniu jako świadczenie lub jako zarobek. Jak wygląda sytuacja podatkowa w przypadku, gdy dom pracownika jest jednocześnie jego miejscem pracy? Na przykład, co w sytuacji, gdy pracownik jeździł do biura w celu sprawdzenia alarmów, ogrzewania, przekierowania poczty itp., a firma pokryła jego koszty?
Czym jest miejsce pracy w brytyjskim prawie podatkowym?
Według przepisów podatkowych miejsce pracy to "miejsce, w którym obecność pracownika jest niezbędna do wykonywania obowiązków związanych z zatrudnieniem". Jeśli pracownik wykonuje część lub wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem w domu, HMRC nie może zaprzeczyć, że dom jest jego miejscem pracy.
Koszty podróży pomiędzy miejscami pracy, np. pomiędzy oddziałami firmy, stanowią koszt uzyskania przychodu. Jednakże, przepisy mówią, że podróże pomiędzy domem (nawet jeśli jest to miejsce pracy) a "stałym miejscem pracy" są zwykłymi dojazdami do pracy.
Stałe miejsce pracy to takie, do którego "pracownik regularnie uczęszcza w celu wykonywania obowiązków służbowych", ale nie tymczasowe miejsca pracy, takie jak siedziba klienta, którą pracownik odwiedza w celu wykonania pewnej pracy. Dobra wiadomość jest taka, że HMRC zgadza się na odliczenie tego kosztu w niektórych przypadkach.
Wykonywanie obowiązków
Koszty podróży, które pracownik jest "zobowiązany ponieść", które są również "koniecznie poniesione w związku z wykonywaniem" swoich obowiązków, są odliczane od podatku. Oznacza to, że jeśli pracownik musi wydać pieniądze, aby dostać się z punktu A do punktu B w celach służbowych na prośbę pracodawcy, przysługuje mu odliczenie podatkowe. Jeśli pracodawca płaci za podróż w celach służbowych, jest ona również zwolniona z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne.
Przykład HMRC:
"Pracownik pracuje w biurze przez cztery dni w tygodniu, ale musi pracować w domu w każdy piątek. Przyjmuje się, że jego dom jest miejscem pracy w piątek. Jego podróż z domu do biura pracodawcy od poniedziałku do czwartku jest zwykłym dojazdem do pracy, ponieważ pomieszczenia te są stałym miejscem pracy. Koszty podróży w te dni nie podlegają odliczeniu. Jeżeli w piątek nieoczekiwanie musi udać się do siedziby pracodawcy w celu wykonania obowiązków służbowych, jego koszty podróży podlegają odliczeniu na podstawie art. 337 ITEPA 2003. W tym dniu odbywa on bowiem podróż pomiędzy dwoma miejscami pracy."
Aby koszty podróży z domu do pracy mogły być zwolnione z podatku, pracownik musi być zobowiązany do pracy w domu. Jeśli pracownik zdecyduje się na pracę w domu, a pracodawca jedynie wyrazi na to zgodę, nie ma on możliwości odliczenia podróży od podatku, a płatności dokonywane przez pracodawcę w celu pokrycia kosztów podlegają opodatkowaniu. Jeśli pracownicy są zobowiązani do pracy w domu i dojeżdżają do biura, nie muszą zgłaszać płatności do HMRC i nie podlegają opodatkowaniu i składkom NI.
Jeśli wymagasz od pracownika, aby pracował w domu i musi on podróżować pomiędzy domem a innym miejscem pracy, np. biurem lub innym miejscem, do którego regularnie uczęszcza w związku z pracą, nie musisz zgłaszać tych płatności do HMRC, nie podlegają one opodatkowaniu dochodowemu ani National Insurance Contribution.
