Praca zdalna w czasie pandemii - ważne zmiany w podatkach brytyjskich

Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) 11 marca 2020 roku ogłosiła, że epidemia COVID-19 jest globalną pandemią. W związku z tym wiele państw szybko wprowadziło szereg obostrzeń w trosce o zdrowie publiczne. Wszelkie zakazy, nakazy i blokady w dużym stopniu dotknęły sferę biznesową. Zaczęły się utrudnienia w podróżach biznesowych, a nawet w tak oczywistej sprawie, jak praca w biurze, która została ograniczona przez limity osobowe i zalecany dystans społeczny.

W nowej sytuacji musieli odnaleźć się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Z tego powodu firmy podjęły się wyzwania organizacji pracy zdalnej lub hybrydowej. Z czasem okazało się, że część pracowników, która wróciła z zagranicy do domu, by tam pracować, nie poinformowała o tym swoich pracodawców. Mało tego, nie mieli oni możliwości powrócenia do pracy z powodu nadal obowiązujących ograniczeń wprowadzonych przez kraje lub linie lotnicze. Spowodowało to niezamierzone komplikacje prawne i podatkowe, którym pracodawcy muszą teraz stawić czoło.

Już w pierwszych dniach pandemii wiele krajów ogłosiło ułatwienia, w celu uniknięcia konsekwencji podatkowych, które mogła spowodować praca zdalna.

Kiedy sytuacja pracy zdalnej wymaga analizy w UK?

Jest kilka przypadków, gdy potrzebna jest ocena sytuacji. Oto kilka z nich:

●     pracownik zagraniczny wrócił do swojego kraju i pracuje tam zdalnie,

●     pracownik mieszkający za granicą zaprzestał dojazdów do pracy w UK,

●     pracownik, powrócił do kraju swojego obywatelstwa i tam pozostał, a pracodawca nie prowadzi na terenie tego kraju działalności,

●     dyrektorzy zdalnie uczestniczyli w posiedzeniach zarządu,

●     pracownik to osoba nowo zatrudniona z miejscem zamieszkania za granicą, bez możliwości przybycia do kraju w celu podjęcia pracy, pracująca z domu.

To przykłady, które mogą prowadzić do błędów w potrącaniu podatków w związku z miejscem pracy i miejscem zamieszkania. W przypadku pracowników, którzy zostali przeniesieni, może to prowadzić do korekty podatku przy wypełnianiu zeznań podatkowych po zakończeniu roku podatkowego, ale również do problemów z płynnością finansową. Może zdarzyć się, że będziesz musiał zapłacić podatek w kraju pochodzenia/zameldowania, zanim można będzie ubiegać się o jego zwrot z kraju, w którym podatek został potrącony. Kwestie rezydencji podatkowej i miejsca stałej lokalizacji pracodawcy różnią się w zależności od przepisów danego kraju. Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (Organisation for Economic Co-Operation and Development – OECD) zachęcała poszczególne państwa do wprowadzenia zmian w przepisach rezydencji w celu ich ujednolicenia.

Praca zdalna i podatki według brytyjskich przepisów

Z reguły osoba fizyczna będąca rezydentem podatkowym w Wielkiej Brytanii podlega opodatkowaniu od swoich dochodów na całym świecie. Osoby niebędące rezydentami podatkowymi w UK, podlegają brytyjskiemu podatkowi od dochodów ze źródeł brytyjskich. Źródła te obejmują zarobki z tytułu brytyjskich opłat celnych, chyba że takie opłaty są opłatami ubocznymi lub zwolnionymi na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W celu określenia statusu brytyjskiej rezydencji podatkowej podstawowym kryterium jest wynik testu rezydencji (statutory residence test - SRT). Jednym z kryteriów w tym teście jest liczba dni, które dana osoba spędza na terytorium UK. Osoby, które przyjechały do Wielkiej Brytanii, aby pracować zdalnie, będą musiały ocenić, czy stały się rezydentami podatkowymi w tym kraju. Podobnie osoby, które opuściły Wielką Brytanię, aby pracować zdalnie poza jej granicami, mogą nie być już rezydentami podatkowymi w UK. W obu przypadkach sytuacja podatkowa prawdopodobnie ulegnie zmianie lub może skutkować podwójnym opodatkowaniem. W związku z tym można ubiegać się o ulgę zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Rezydencja podatkowa w Wielkiej Brytanii i praca zdalna - przykłady i wyjatki

W niektórych wyjątkowych okolicznościach termin 60 dni zawarty w teście rezydencji może ulec zmianie. Instrukcja HMRC-Residence, Domicile and Remittance Basis Manual pod numerem RDRM11005, zawiera wskazówki postępowania w szczególnych przypadkach. Wielu pracowników wykorzystuje test, aby potwierdzić brak brytyjskiej rezydencji, ponieważ pracują za granicą w pełnym wymiarze godzin. Okazuje się, że wiele z tych osób nie zdało tego testu, pracując dłużej niż 30 dni w Wielkiej Brytanii lub mając znaczącą przerwę w pracy za granicą z powodu relokacji spowodowanej pandemią. W przypadku niespełnienia warunku pracy w pełnym wymiarze godzin za granicą, osoby mieszkające w Anglii, mogą stać się jej rezydentami podatkowymi zarówno po przejściu testu, jak i na mocy umowy podatkowej z innym krajem. Z tego względu mogą ubiegać się o ulgę podatkową od zagranicznych dochodów.

Pracownik niebędący rezydentem podatkowym UK, który został zatrzymany w Wielkiej Brytanii z powodu pandemii

Jeśli pracownik nie jest brytyjskim rezydentem, jest zobowiązany do zapłaty brytyjskiego podatku od dochodów uzyskanych na terenie Wielkiej Brytanii. Sytuacja zmienia się, jeśli zarobki te mają charakter incydentalny lub są zwolnione z podatku na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Kwota, która będzie podlegała brytyjskiemu podatkowi, jest wyliczana na podstawie stosunku czasu pracy w danym miejscu. HMRC ogłosiło, że zarobki osoby niebędącej brytyjskim rezydentem, która nagle utknęła w Anglii, nie będą tam opodatkowane. Muszą spełnić jednak jeden warunek - podlegać opodatkowaniu w kraju rezydencji podatkowej.

Składki na ubezpieczenie społeczne (NIC) - kraje, z którymi Wielka Brytania nie ma podpisanej umowy o ubezpieczeniach społecznych

Jeśli pracownik z Wielkiej Brytanii zostaje oddelegowany do kraju, w którym nie ma umowy o zapewnieniu ubezpieczenia społecznego, składki NIC są wymagane przez pierwsze 52 tygodnie tego oddelegowania. Po tym czasie  składki mogą stać się ponownie należne, o ile pracownik podejmie pracę w Wielkiej Brytanii. HMRC ogłosiło, że nie uwzględni pierwszych 6 tygodni nieplanowanej pracy podjętej w UK, zanim składki NIC staną się należne.

Przykłady pracowników zdalnych, poza granicami UK:

1. Brytyjczyk pracujący zdalnie z domu poza granicami UK.

Jest wielu pracowników, którzy pracowali z domu za granicą. Może się okazać, że nie będą oni rezydentami podatkowymi w Wielkiej Brytanii. Stanie się tak, jeśli spędzili na terenie tego kraju mniej niż 16 dni, pracowali na pełny etat za granicą UK, bądź nie spełnili innych warunków rezydencji po przejściu testu SRT. Takie osoby będą podlegać opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii tylko od dochodów tu zdobytych. PAYE i NICs prawdopodobnie były odciągane przez cały czas od wszystkich ich zarobków, chyba że osoby te otrzymały kod NT („No Tax”). W przypadku braku kodu NT, osoby te będą musiały złożyć zeznanie, aby ubiegać się o zwrot podatku. Będą musiały również wziąć pod uwagę swój status rezydenta i sytuację płatnika w kraju ojczystym oraz liczyć się z koniecznością zapłaty podatku w kraju, z którego pochodzą, zanim dostaną zwrot z HMRC. Brytyjski pracodawca może również mieć obowiązek potrącenia podatku u źródła i wypełnienia deklaracji w kraju pochodzenia pracownika.

2. Pracownicy dojeżdżający do pracy do UK z innego kraju.

Dana osoba może być rezydentem podatkowym w kraju ojczystym, ale pracować przez większość czasu na terenie UK. Zazwyczaj osoby te płacą podatek od dochodów zagranicznych i dochodów na terenie swojego kraju, w którym mieszkają, a przy tym ubiegają się o zwolnienie w nim z podwójnego opodatkowania.

Jeśli ktoś dojeżdża do pracy w Wielkiej Brytanii i w związku z tym podlega opodatkowaniu zarówno w Anglii, jak i w kraju ojczystym, jego pracodawca zazwyczaj stosuje system PAYE. W takich przypadkach HMRC wyda polecenie "s690" na rok podatkowy na podstawie wyliczenia liczby dni pracy w Wielkiej Brytanii. Ostateczne będzie wyliczenie zawarte w self-assessment.

W przypadku, gdy osoba jest rezydentem UK i dojeżdża do pracy za granicę powodując, że podatek jest należny w tym kraju, HMRC zezwoli brytyjskiemu pracodawcy na zastosowanie programu „Załącznika 5”. Zapewni to ulgę z tytułu zagranicznej ulgi podatkowej na liście płac. W przypadku jej braku, osoby fizyczne ubiegają się taką o ulgę w swoich zeznaniach podatkowych. Jedną z konsekwencji restrykcji dotyczących podróży jest to, że obecnie osoby dojeżdżające do pracy, wykonują swoje obowiązki zawodowe wyłącznie w swoim kraju, ale potrącenia mogą być stosowane na dotychczasowych zasadach. Osoby dojeżdżające do pracy mogą więc być winne podatek w swoim kraju i muszą starać się o jego zwrot z kraju, w którym nie pracują.

W niektórych krajach wprowadzono „zasadę domniemania”, zgodnie z którą uznaje się, że obowiązki zostały wykonane tam, gdzie można było w sposób racjonalny oczekiwać, że zostaną wykonane. Praktyka ta może funkcjonować na zasadzie wzajemnej współpracy między dwoma krajami. Wielka Brytania, niestety, nie przystąpiła do takiej współpracy. Istnieje zatem ryzyko podwójnego opodatkowania w przypadku, gdy pracownik dojeżdżał do pracy, mieszkał w UK, ale nie pracował w tym kraju podczas pandemii.

3. Dyrektor bez praw wykonawczych, niebędący rezydentem UK

Członek zarządu niepełniący funkcji kierowniczych podlega opodatkowaniu podatkiem brytyjskim od dochodów za pracę na terenie Wielkiej Brytanii. Przed zakazami związanymi z COVID-19 dyrektorzy podróżowali do UK, aby wziąć udział w posiedzeniach zarządu brytyjskiej spółki. Od ich wynagrodzenia były więc potrącane składki NIC i podatek PAYE. Po wybuchu pandemii zaczęli oni brać udział w zebraniach zdalnie. Jeżeli w roku podatkowym 2020/2021 nie pojawią się w Anglii, wówczas nie będa już podlegać brytyjskim podatkom. W takiej sytuacji powinni ubiegać się o zwrot PAYE i zapłacić podatek w swoim kraju.

4. Nowi pracownicy spoza Wielkiej Brytanii; kod NT.

Powszechne stało się zatrudnianie osób z zagranicy. Wiele z nich zostało zatrudnionych po wybuchu pandemii, która zablokowała im możliwość dotarcia do nowego miejsca pracy. Rozwiązaniem stała się praca zdalna z domu. Ich rezydencja podatkowa pozostała bez zmian, dlatego będą podlegać opodatkowaniu w kraju ojczystym. Dla firmy brytyjskiej może powstać obowiązek rejestracji pracownika w kraju jego pobytu w celu dokonania potrąceń na ubezpieczenie społeczne.

5. Nowi pracownicy z Wielkiej Brytanii.

Pracodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany do przestrzegania i realizowania przepisów w zakresie PAYE, jeśli pracownik rozpoczyna pracę na terenie UK.

Mogą zdarzyć się przypadki, w których pracodawca będzie mógł zastosować kod podatkowy NT( czyli „No tax” - bez podatku).

Kod NT można zastosować w momencie, gdy firma brytyjska lub jej brytyjski oddział, zatrudnia osobę niebędącą brytyjskim rezydentem podatkowym, a osoba ta dodatkowo:

●     pracuje poza terenem UK

●     nigdy nie była rezydentem UK

●     nie planuje wykonywać żadnych obowiązków na terenie UK

Składki NIC nie będą wymagane, dopóki pracownik nie rozpocznie pracy w Wielkiej Brytanii. Po jego przybyciu na teren tego kraju, pracodawca musi wprowadzić PAYE i odprowadzać NIC.

Praca zdalna w czasie pandemii i podatki – podsumowanie

Omówiliśmy niektóre z problemów, jakie napotykają pracodawcy i pracownicy w związku z ograniczeniami podróży. Artykuł nie porusza kwestii związanych z prawem pracy, ochroną danych ani migracją. Pracodawcy starają się wspierać pracowników i ułatwiać pracę zdalną, jednak wszystko wskazuje na to, że sytuacja doprowadzi do zaostrzenia polityki podatkowej i doprecyzowania przepisów. Kiedy przepisy te zostaną ujednolicone, otworzą się nowe możliwości dla pracodawców poszukujących pracowników na całym świecie.