Ulgi podatkowe na zakup rowerów dla pracowników

Od dłuższego już czasu w ramach zapewniania alternatywnych sposobów dojazdu to pracy funkcjonuje rządowy program „Cycle To Work”. Celem tego programu jest, aby jazda na rowerze i chodzenie pieszo były naturalnym wyborem w przypadku krótszych podróży lub jako część dłuższej podróży (zostało to określone Strategii Inwestycji Rowerowych (Walking Investment Strategy) opublikowanej w 2017 roku. Korzystanie z roweru zamiast z samochodu, przynosi państwu wiele oczywistych korzyści: dla użytkowników to mniejsze koszty podróży i lepszy stan zdrowia (leczenie chorób wynikających z braku aktywności fizycznej kosztują NHS do 1 miliarda funtów rocznie, a dalsze koszty pośrednie oblicza się na 7.4 miliardów funtów rocznie – źródło: National Institute for Health and Care Excellence).

Kiedy przysługuje ulga podatkowa tytułem „Cycle to Work Scheme”? 

W przepisach prawnych czytamy, że pracodawca prowadzący działalność o dowolnej wielkości i w dowolnym sektorze ma możliwość zapewnienia pracownikom rowerów wraz z osprzętem w ramach tzw. świadczenia rzeczowego, które wolne jest od podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne. W większości przypadków jest to roczne zwolnienie podatkowe. Twoja firma może zatem bezpośrednio zakupić rower i odzyskać podatek VAT od ceny zakupu. Dla celów podatku dochodowego od osób prawnych można ubiegać się o odliczenie pełnego kosztu roweru, korzystając z rocznych ulg inwestycyjnych. W koszt wlicza się również wydatki na wyposażenie dotyczące bezpieczeństwa (kaski, odzież o wysokiej widoczności, spinki rowerowe i inne).

Z programu może skorzystać także dyrektor jednoosobowej spółki limited na tych samych zasadach, co zwykli pracownicy większej firmy. Oznacza to, że firma (pracodawca) może kupić rower i wszelkie potrzebne wyposażenie ochronne, a następnie wypożyczyć go dyrektorowi (pracownikowi) na wszelkie kwalifikujące się podróże służbowe. Nie ma potrzeby sporządzania formalnej umowy i nie jest potrzebna uprzednia zgoda HMRC.

Uwaga: program nie może być wykorzystany przez osoby samozatrudnione.

Jakie są warunki otrzymania ulgi podatkowej, kiedy kupujesz rowery dla pracowników

Są trzy warunki, które muszą być spełnione, aby wspomniane przepisy miały zastosowanie:

• Pracownik nie może, w żadnym momencie okresu wypożyczenia, być właścicielem roweru;
• Co najmniej 50% wykorzystania roweru muszą stanowić "kwalifikujące się podróże", tj. dojazdy do pracy lub w ramach wykonywania obowiązków służbowych;
• Oferta korzystania z wypożyczonych rowerów musi być dostępna dla wszystkich pracowników, bez wykluczania jakichkolwiek grup.

Dla celów podatkowych i ubezpieczenia społecznego nie ma ograniczeń co do wartości roweru i sprzętu ochronnego, które można przekazać pracownikowi.

Co ważne, w celu skorzystania z ulgi pracodawca nie jest zobowiązany do przedkładania żadnych planów przejazdów. Wystarczy zwyczajnie zakupić rowery z uwzględnieniem ulgi. Nie wszystkie modele muszą być identyczne lub mieć tą samą cenę. Nie trzeba także ograniczać się w wyborze, gdyż przepisy nie narzucają żadnych limitów cenowych. Wielu pracodawców wyznacza określoną sumę i prosi pracowników, aby samodzielnie wybrali dla siebie modele rowerów. Pamiętajmy jednak, że dostawa rowerów jest kosztem, od którego nie możemy odliczyć sobie ulgi podatkowej.

Wykup i umowa wypożyczenia rowerów w ramach "Cycle to work"

Zakupione rowery są własnością firmy. Istnieje możliwość, aby stały się własnością pracowników, jeśli ci dokonają wykupu, ale może to nastąpić dopiero po pewnym czasie. HMRC sugeruje, aby rowery użytkowane przez rok zostały sprzedane za 18-25% wartości zakupu, a rowery użytkowane przez 5 lat lub dłużej – za symboliczne 1-2% kosztów zakupu.

Salary sacriface scheme czyli system poświęcania wynagrodzenia

Niektórzy pracodawcy oferują swoim pracownikom możliwość korzystania z rowerów w zamian za potrącanie pewnej kwoty z ich comiesięcznego wynagrodzenia (sacrifice arrangement – umowa o poświęceniu wynagrodzenia). Rozwiązanie takie bywa opłacalne dla wielu pracowników, a firma odzyskuje w ten sposób w ratach wydatek poniesiony na zakup rowerów. Pamiętajmy jednak, że udostępnianie pracownikowi roweru na takich zasadach stanowi umowę wypożyczenia. Oznacza to, że jeśli koszt roweru jest wyższy niż £1000, a pracodawca nie posiada licencji kredytowej od Financial Conduct Authority to koniecznie musi uzyskać ją przed rozpoczęciem wypożyczania.

Dla wielu pracodawców wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług dostawcy świadczeń pracowniczych, który posiada licencję na kredyt konsumencki. Wówczas to dostawca zajmuje się zorganizowaniem zakupu rowerów i wszystkimi związanymi z tym formalnościami. Niestety, wiąże się to jednak z dodatkowym kosztem.

Poniżej prezentujemy schemat zakupu roweru dla pracownika z wykorzystaniem umowy o poświęceniu wynagrodzenia i bez takiej umowy 

Z umową o poświęceniu wynagrodzenia:

WYNAGRODZENIE BRUTTO -> OTRZYMANIE ROWERU -> PODATEK DOCHODOWY -> PŁATNOŚĆ ZWROTNA

Bez umowy o poświęceniu wynagrodzenia:

WYNAGRODZENIE BRUTTO -> PODATEK DOCHODOWY -> PŁATNOŚĆ ZWROTNA -> OTRZYMANIE ROWERU

Ile można zaoszczędzić przez zakup roweru z użyciem umowy salary sacriface?

Umowa o poświęceniu wynagrodzenia może być korzystna zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Ponieważ pracownik rezygnuje z części wynagrodzenia, płaci mniejszy podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne (National Insurance Contribution – NIC). 

Pracodawca jest w stanie zaoszczędzić na NIC pracownika 13.8% oraz, w podlegających temu przypadkach, 0.5% na opłacie za praktyki zawodowe (Apprenticeship Levy).

Zbiorowe systemy „Cycle To Work”

Jeżeli masz wielu pracowników, możesz wprowadzić w życie tzw. „pool cycle”. Polega na zakupie przez firmę odpowiedniej ilości rowerów i udostępnienie ich pracownikom na zasadzie indywidualnej lub grupowej. Rowery powinny być łatwo dostępne, blisko miejsca, w którym są potrzebne. Powinny być też bezpiecznie przechowywane i konserwowane.

Na zakończenie warto wspomnieć, że korzyści płynące z jazdy do pracy na rowerze pojawią się w pełni tylko wtedy, gdy w miejscu pracy będą istniały odpowiednie udogodnienia, czyli bezpieczne i dostępne parkingi rowerowe oraz prysznice, szatnie i szafki dla pracowników.

Szczegóły na temat programu „Cycle to work” można znaleźć w tej publikacji.