Bonus dla pracowników - czy może być niewypłacony?

Na czym polega problem?

Konieczne jest zrozumienie jak opodatkowanie bonusów warunkowych wpływa na obie strony umowy i jakie konsekwencje podatkowe niesie za sobą wcześniejsze odejście z pracy.

Co to oznacza dla mnie?

Będąc pracownikiem lub pracodawcą musisz być świadomy regulacji podatkowych dotyczących bonusów, aby uniknąć niespodziewanych kosztów.

Jakie wnioski mogę wyciągnąć z artykułu?

Dzięki temu artykułowi dokładnie zrozumiesz warunki podatkowe związane z bonusami warunkowymi, aby maksymalizować korzyści i minimalizować ryzyka.

Bonus do zwrotu

Prowadząc księgowość w TaxOne często zajmujemy się również wspieraniem naszych klientów w rozwiązywaniu konfliktów.

Niedawno skontaktował się ze mną długoletni klient, który był partnerem w spółce Limited Liability Partnership (LLP). Pomagałem mu rozwiązać konflikt z jego własną firmą - dotyczyło to kwestii związanych z rozliczeniem podatku dochodowego od bonusu, którego ostatecznie nie otrzymał. W umowie bonusowej mojego klienta zawarto klauzulę, zgodnie z którą otrzymywał dodatkowe wynagrodzenie za dołączenie do LLP. Bonus miał być wypłacany w trzech ratach pod warunkiem pozostania w firmie przez pewien okres. Mimo że klient opuścił firmę wcześniej i nie otrzymał pełnej kwoty bonusu, został on opodatkowany w roku w którym dołączył do firmy, ponieważ prawo do tych środków zostało mu przyznane.

W świetle tej sytuacji warto przywołać odpowiednie przepisy prawne. Zgodnie z sekcją 36 ITTOIA 2005, wynagrodzenia muszą być wypłacone w danym okresie rozliczeniowym lub w ciągu dziewięciu miesięcy po jego zakończeniu, aby mogły być uwzględnione jako odliczenie podatkowe. Jeżeli wynagrodzenie nie zostanie wypłacone w tym czasie, możliwość odliczenia przenosi się na rok podatkowy, w którym wynagrodzenie to zostało faktycznie wypłacone.

Podobne zasady zawiera sekcja 1288 ustawy CTA 2009, która dotyczy podatku korporacyjnego. Wypłata wynagrodzeń w terminie do dziewięciu miesięcy po zakończeniu okresu rozliczeniowego pozwala na ich uwzględnienie w rozliczeniach podatkowych za dany rok.

Zatem otrzymanie bonusu warunkowego i opodatkowanie go w momencie przyznania wymaga świadomości, że nawet jeśli warunki umowy nie zostaną spełnione i pełna kwota bonusu nie zostanie otrzymana, zobowiązania podatkowe nadal pozostają.

Bonus zamiast podwyżki dla pracownika

Analogicznie do powyższego przykładu, Anna, właścicielka pewnego biznesu, stanęła przed podobnym problemem związanym z wypłatą bonusu jednemu z pracowników.

W odpowiedzi na prośbę pracownika o podwyżkę, zaproponowała pracownikowi alternatywne rozwiązanie. Zaoferowała ona pracownikowi bonus w wysokości £1,000, rozłożony na pięć miesięcznych rat po £200, pod warunkiem że pracownik pozostanie w firmie przez ten czas i wykaże poprawę swoich wyników pracy. Anna zadeklarowała, że po upływie tego okresu ponownie rozważy kwestię podwyżki.

Właścicielka firmy, wierząc w potencjał pracownika, uważała że może stać się on cennym nabytkiem w przyszłości. Niestety, pracownik ten nie spełnił oczekiwań naszej bohaterki i opuścił firmę już dwa miesiące po otrzymaniu bonusu, co dodatkowo spowodowało dla Anny problemy organizacyjne.

Tuż po swoim odejściu z firmy, pracownik zwrócił się do Anny z prośbą o korektę bonusu, który na jego payslipie został zaznaczony jako jednorazowa płatność w wysokości £1,000, wraz z odprowadzonymi przez pracodawcę podatkami i składkami socjalnymi. Podkreślił, że nie otrzymał tej sumy w całości w danym miesiącu. Pracownik argumentował, że payslip został nieprawidłowo wystawiony, chociaż w momencie przyznania bonusu wyraził wdzięczność za okazaną mu wiarę i możliwość otrzymania wyższych kwot w nadchodzących miesiącach, nawet jeśli nie miało to formy bezpośredniej podwyżki

Oczywiście po ten sytuacji Anna skontaktowała się ze mną, aby potwierdzić prawidłowość wystawienia dokumentu - co oczywiście zrobiłem, albowiem payslip został wystawiony prawidłowo. Zgodnie z prawem podatkowym bonus przysługiwał w momencie otrzymania i był opisany jako warunkowy . Przepisy zawarte w sekcji 36 ITTOIA 2005 oraz sekcji 1288 CTA 2009 są tu kluczowe. Zgodnie z tymi regulacjami, wynagrodzenia i bonusy, które są warunkowe i mają być wypłacone w określonym czasie, powinny być rozliczane w momencie ich przyznania, a nie faktycznej wypłaty.

W tej sytuacji Anna, mając na uwadze, że pracownik nie spełnił warunków umowy, mogłaby również podjąć kroki prawne, aby zażądać zwrotu wypłaconego bonusu, ponieważ pracownik nie wywiązał się z warunków umowy.

Bonus jako odroczone wynagrodzenie

Wiele firm stoi przed wyzwaniem, jak efektywnie motywować pracowników, co w pełni obrazuje historia Anny i jej pracownika. Anna zmierzyła się z sytuacją, w której pracownik zażądał podwyżki. Znając jego osobiste trudności finansowe, w dobrej wierze, zdecydowała się na kompromisowe rozwiązanie: zobowiązała się do wypłaty dodatkowych kwot przez kilka miesięcy, z planem omówienia jego wyników pracy po upływie tego czasu. Niestety, w ciągu kolejnych miesięcy pracownik nie poprawił swoich wyników.

Zgodnie z zasadami HMRC zawartymi w dokumencie EIM40013, wiele systemów bonusowych wiąże wypłatę premii z wymogiem pozostania pracownika w firmie do ustalonej daty lub spełnienia innych warunków. Pracownik, który opuszcza firmę przed tym terminem, traci prawo do bonusu. W przypadku pracownika Anny, który nie spełnił założonych warunków zatrudnienia, miała ona pełne prawo wstrzymać a nawet zarządać zwrotu wypłaconego bonusu. Ten przypadek ilustruje, jak ważne jest, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mieli jasność co do warunków związanych z bonusami.

"Dobry" i "zły" pracownik

Plany bonusowe często różnicują “dobrych” i “złych” odchodzących. Dobrzy odchodzący (np. z powodu emerytury czy złego stanu zdrowia) mogą zachować prawo do części bonusu. Jednak w przypadku pracownika Anny, który opuścił firmę w niesportowy sposób, można było go zakwalifikować jako “złego odchodzącego”, co uzasadnia odmowę wypłaty bonusu.

Anna, jako pracodawca, ma prawo do dyskrecji w przyznawaniu bonusu. Jak wskazuje HMRC Manual EIM40013, nawet jeśli plan przewiduje dyskrecję, musi być ona wykonywana racjonalnie i w dobrej wierze. W przypadku Anny, przyznanie bonusu było w dobrej wierze, chcąc pomóc pracownikowi oraz z chęcią jego motywacji, natomiast decyzja o wstrzymaniu bonusu była uzasadniona ze względu na brak poprawy wyników pracownika oraz jego odejście chwilę po otrzymaniu bonusu.

Zasady dotyczące wypłat bonusów zostały jasno zakomunikowane pracownikowi i zostały one zawarte na payslipie wystawionym przez Annę.

Bonusy dla pracowników są opodatkowane w momencie ich wręczenia a nie wypłacenia, jeśli miałyby być one warunkowo wypłacone w ciągu kolejnych 9 miesięcy.

Zasady te mogą być też użyte jako ciekawa opcja optymalizacji podatkowej dla pracownika, co w przypadku tych "dobrych" może być korzystne, gdyż pozwala na wcześniejsze rozliczenie i potencjalne zmniejszenie obciążenia podatkowego w momencie rzeczywistej wypłaty.