Wirtualna asystentka, wirtualny asystent – dlaczego warto?

Zakładasz biznes, który stopniowo się rozwija. W pewnym momencie zauważasz, że zaczyna brakować Ci czasu na zajmowanie się wszystkimi obowiązkami wynikającymi z prowadzenia firmy i głównie cierpią na tym obowiązki administracyjne. Przyszła pora na zatrudnienie pracownika.

A gdyby tak zatrudnić wirtualną asystentkę lub wirtualnego asystenta? Wiele osób w ogóle nie bierze pod uwagę takiego rozwiązania, a wiele nie czuje się do takiego rozwiązania przekonanych. W dzisiejszym artykule przyglądamy się bliżej temu tematowi.

Wirtualna asystentka, wirtualny asystent – kto to jest?

Jest to osoba, która wykonuje dla Ciebie zlecone zadania. Ich charakter zależy głównie od tego, jakich usług potrzebujesz, ale zwykle są to po prostu prace biurowe: kontakt z klientami (elektroniczny i telefoniczny), obsługa kalendarza, umawianie spotkań, regulowanie płatności czy obsługa kont firmowych na social mediach. Jednak wachlarz usług może być szerszy, zwłaszcza jeżeli korzystasz z usług agencji.

Agencje, oprócz typowych prac biurowych, mogą zaoferować Ci usługi specjalistów od treści internetowych na Twoją firmową stronę (copywriterów), grafików, speców od marketingu czy tworzenia stron internetowych. Jeżeli nie zatrudniasz wirtualnego asystenta przez agencję, tylko jest to osoba samodzielnie prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wachlarz jej usług będzie na pewno węższy, jednak jeżeli mieści się w zakresie, jakiego potrzebujesz, jest to również dobre rozwiązanie.

Zalety korzystania z usług wirtualnej asystentki lub wirtualnego asystenta

Opcja wykorzystania pomocy online w prowadzeniu firmy ma wiele zalet, naszym zdaniem o wiele więcej niż wad. Zależy to jednak w dużej mierze od tego, w jakiej formie chciałbyś współpracować. Jeżeli marzysz o własnym zespole i potrzebujesz fizycznej obecności pracowników w biurze, ta opcja nie jest dla Ciebie. Jeżeli jednak nie masz problemu z kontaktem z pracownikiem za pomocą Internetu i telefonu, oto, co możesz zyskać:

Wirtualny asystent nie wymaga biura

Zatrudniając pracownika w sposób tradycyjny, musimy zorganizować mu odpowiedni sprzęt i miejsce do pracy, co się wiąże z dość wysokimi kosztami. Pracownik online nie potrzebuje biura, a Ty dzięki temu możesz prowadzić biznes z własnego domu.

Wirtualnemu asystentowi płacisz za wykonaną pracę, a nie za etat

Masz za dużo pracy, ale jednocześnie nie aż tak dużo, aby móc zapełnić nią pracownikowi cały etat? Wirtualny pracownik wykona dla Ciebie konkretne zadania i tylko za to będzie trzeba mu zapłacić. Rozliczenie następuje zwykle przy pomocy umowy o dzieło, zatem nie musisz się martwić o koszty ubezpieczenia społecznego czy też innych opłat związanych z zatrudnieniem na umowę o pracę.

Wirtualny asystent jest elastyczny i dyspozycyjny

Pracownik online to pracownik elastyczny czasowo i zadaniowo – nie ma ściśle wyznaczonych godzin pracy. Możesz zatem umówić się na wykonywanie zadań w czasie, kiedy faktyczne tego najbardziej potrzebujesz – nawet w weekend czy święto, czego nie mógłbyś wymagać od pracownika etatowego bez opłaty za nadgodziny.

Wirtualny pracownik to freelancer i w związku z tym może dysponować większą ilością czasu właśnie wtedy, kiedy tradycyjni pracownicy wolą mieć wolne. Dopasuje się do Twojego stylu życia.

Wirtualny asystent może być wielozadaniowy

Wirtualny pracownik to często osoba o wielu umiejętnościach. Być może uda Ci się trafić na taką, która na przykład oprócz zadań administracyjnych będzie w stanie zająć się prowadzeniem profilu firmowego w social mediach czy wykona dla Ciebie tłumaczenie.

Wirtualny asystent dba o lepszą jakość pracy

Ostatnia, ale zarazem bardzo ważna korzyść płynąca z zatrudniania wirtualnego pracownika wiąże się z jakością jego pracy. Ma on zazwyczaj większą motywację do wykonania zadania lepiej niż pracownik etatowy i często jest też bardziej zaangażowany.

Wirtualny asystent pracuje na swoją markę i wie, że Twoje zadowolenie może zaowocować większą ilością zleceń od Ciebie lub od ludzi, którym przez Ciebie został polecony. Dlatego inaczej niż pracownik etatowy, który najczęściej dba po prostu o zwykłe wykonanie zadania, wirtualny asystent stara się je wykonać ze szczególną starannością.

Jakie cechy powinna mieć Twoja wirtualna asystentka/wirtualny asystent?

Bardzo szybko można zorientować się, czy osoba, którą zatrudniasz ma niezbędne dla wykonywania tego zawodu cechy. Bez względu na rodzaj specjalizacji, najważniejsze uniwersalne cechy wirtualnego asystenta, bez których współpraca raczej nie jest możliwa, to:

• świetna organizacja pracy – wobec konieczności wykonywania na czas zadań czasem dla więcej niż jednego klienta, umiejętność posiadania przez wirtualnego asystenta doskonałej organizacji pracy jest absolutnie niezbędna;
• terminowość – nikt nie będzie chciał współpracować z osobą, która zawala terminy, dlatego wirtualny asystent musi umieć dobrze ocenić, w jakim czasie wykona konkretne zadanie;
• uczciwość i dyskrecja – jako zleceniodawca nie możesz obawiać się o zachowanie poufności zadań, które przydzielasz wirtualnemu pracownikowi. Osoby, które chcą mieć to zagwarantowane w bardziej oficjalny sposób, powinny zadbać o podpisanie przez wirtualnego asystenta klauzuli poufności;
• asertywność – wirtualny asystent musi umieć precyzyjnie ocenić, ile zadań może na siebie wziąć i musi umieć to jasno zakomunikować. Jeżeli nie ma tej umiejętności, nieuchronne jest pojawienie się niezadowolenia z wykonywanej pracy, która wówczas nie będzie wykonywana terminowo, albo będzie wykonywana niedbale.

Aplikacje do pracy online ułatwią kontakt z wirtualnym asystentem

Wielu przedsiębiorców obawia się, że zatrudnienie wirtualnego asystenta lub asystentki może odbić się negatywnie na jakości pracy z tego względu, że nie będzie możliwości bieżącej kontroli postępów ani możliwości swobodnego omówienia sobie planu pracy – tak jak to zwykle się dzieje w przypadku pracownika „stacjonarnego”.

Warto jednak pamiętać, że obecnie istnieje wiele łatwo dostępnych aplikacji, dzięki którym można łatwiej kontaktować się ze swoim pracownikiem online, a nawet koordynować pracę całego zespołu takich pracowników.

Gdzie znaleźć wirtualną asystentkę lub wirtualnego asystenta?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, istnieje wiele agencji, zajmujących się świadczeniem tego typu usług i można je znaleźć bez trudu. Po przedstawieniu w takiej agencji swoich oczekiwań, w tym: jakie są obowiązki do wykonywania, w jakim wymiarze czasowym i w ramach jakiego budżetu, z pewnością będą w stanie znaleźć dla Ciebie odpowiednich ludzi.

Znalezienie pracownika przez wyspecjalizowaną agencję ma tę zaletę, że wszystkie zasady są jasno określone: po podpisaniu umowy zostanie Ci umożliwiony dostęp do internetowego panelu, gdzie skontaktujesz się z konkretnym zleceniobiorcą, zlecisz mu swoje zadania i gdzie możesz sprawdzić, jak są one wykonywane. Wadą natomiast jest fakt, że cena takich usług jest wówczas wyższa.

Jeżeli jednak wolisz znaleźć pracownika indywidualnie, wcale nie musisz robić tego przez wyspecjalizowaną firmę, bo większość wirtualnych asystentek i asystentów prowadzi własną jednoosobową działalność gospodarczą. Są zrzeszeni w grupach, które bez problemu można znaleźć np. na Facebooku i jeśli tam zostawisz swoje ogłoszenie, z pewnością szybko ktoś na nie odpowie.

W ogłoszeniu podaj zakres zadań, przewidywaną ilość godzin pracy w miesiącu/tygodniu oraz swój budżet. Możesz poprosić również o portfolio i referencje. Jeżeli chciałbyś wiedzieć więcej o możliwościach i umiejętnościach Twojego potencjalnego wirtualnego pomocnika, możesz przygotować ankietę z przykładowymi zadaniami do wykonania.

Po tej wstępnej procedurze pewnie będziesz miał już wybranych kilka osób i z tymi osobami należy się wówczas umówić na rozmowę za pomocą Zoom, lub innej komunikacyjnej platformy.

Jeżeli żaden kandydat nie spełnia wszystkich Twoich wymagań, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś zatrudnił więcej niż jedną osobę i między te osoby rozdzielił obowiązki do wykonania.

 Z powyższego wynika, że korzystanie z usług wirtualnego asystenta lub wirtualnej asystentki może być bardzo dobrą decyzją. Jeśli wahasz się pomiędzy zatrudnieniem pracownika etatowego a wirtualnego, w wielu przypadkach jest to także lepszy wybór.

Jeżeli nie jesteś jednak do tego pomysłu w 100% przekonany, zawsze możesz nawiązać współpracę online próbnie, tylko na jakiś czas, wyłącznie po to, aby przekonać się, czy to modne w ostatnim czasie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku Twojej firmy.