Jak podnieść swoją produktywność?

W dzisiejszym świecie oczekuje się od nas przede wszystkim produktywności. Twoich kontrahentów czy przełożonych zwykle nie interesują zupełnie Twoje osobiste okoliczności, oni chcą wydajności i skuteczności. Ty natomiast ostatnio czujesz coraz większe zmęczenie i stres, a kubek gorącej kawy, opróżniany wielokrotnie w ciągu dnia stracił swoją magiczną moc. Obowiązki się piętrzą, a wraz z nimi Twój poziom frustracji i stresu. Co się z Tobą dzieje i, co ważniejsze, jak to zmienić?

Zmień swoje nawyki

Prawdopodobnie problem leży w Twoim trybie życia. Zaniedbania i złe przyzwyczajenia rujnują Twój organizm i sprawiają, że czujesz się coraz bardziej słabowicie. Poniżej prezentujemy Ci kilka wskazówek. Dostosowanie się do nich poprawi Twoją efektywność w pracy oraz poza nią i pozwoli Ci po prostu poczuć się lepiej. 

Wysypiaj się!

O tym, że sen pełni ważną rolę dla naszego organizmu, a wysypianie się i przestrzeganie stałych godzin snu ma istotne znaczenie dla zdrowia i samopoczucia, wiadomo nie od dziś. Ciągle jednak wiele osób bagatelizuje tę kwestię, popełniając dwa klasyczne błędy:

• Nieregularne i ograniczone godziny snu – często pracujesz do późnych godzin nocnych? Wydaje Ci się, że wtedy jesteś w najbardziej produktywnym stanie? To złudzenie. Nocną pracę odkupisz zmęczeniem w ciągu dnia, kiedy przecież powinieneś być odpowiednio wypoczęty, żeby popisać się efektywnością w pracy. W rezultacie deficyt snu narasta, a wraz z nim narasta zmęczenie. Jeżeli siedzenie w nocy to Twój nawyk, pora się przestawić na prawidłowy rytm dobowy;
• Korzystanie przed snem z urządzeń elektronicznych emitujących światło – aby sen był przyjemny i skutecznie zregenerował Twoje siły, warto w godzinach wieczornych ograniczyć ilość światła, szczególnie tego pochodzącego z ekranów telewizorów, laptopów czy smartfonów. Światło zaburza produkcję melatoniny, a dodatkowo skupianie się na przeglądanej treści czy obrazie w dużym stopniu pobudza Twój umysł, zamiast przygotowywać go do odpoczynku.

Rozpocznij właściwie swój dzień

To, jak rozpoczniesz swój dzień, ma duże znaczenie. Najlepiej zacząć od mało wymagającej aktywności fizycznej, która pozwoli rozruszać zastane mięśnie, a dzięki pobudzeniu krążenia krwi wpłynie także na lepszą pracę mózgu. Ćwiczenia fizyczne to jeden z trzech filarów zdrowia (pozostałe dwa to właściwe odżywianie i sen)! W zimie możesz ćwiczyć w domu - mogą być to pompki, przysiady czy inne formy gimnastyki - cokolwiek Ci pasuje. Jeśli chcesz, aby Twój mózg był jeszcze lepiej dotleniony, w porze letniej warto ćwiczyć na świeżym powietrzu. Jeżeli spędzasz długie godziny w pracy w biurze i dojeżdżasz do miejsca pracy samochodem, tego typu poranne ćwiczenia mogą być niejednokrotnie jedyną okazją w ciągu dnia na zażycie odrobiny ruchu i świeżego powietrza.

Prawidłowo się odżywiaj

Po ćwiczeniach pora na śniadanie, czyli – zgodnie z niektórymi teoriami – najważniejszy posiłek dnia. Energetyczne śniadanie, które da Ci siły na resztę dnia powinno być wysokobiałkowe. W ciągu dnia ważne jest natomiast kontrolowanie poziomu cukru. To podstawowy składnik, który wpływa na pracę mózgu. Kiedy czujesz, że Twoje akumulatory słabną, warto podnieść ilość glukozy we krwi zjadając choćby kawałek czekolady. Nie bez znaczenia jest także ilość przyjmowanych płynów. Rozrzedzają one krew i pozwalają jej lepiej krążyć, a dzięki temu lepiej dotleniać Twój mózg i poprawiać jego pracę. Zdrowe odżywianie to co najmniej 4-5 posiłków dziennie co 3-4 godziny, przy czym ostatni posiłek powinien być zjedzony najpóźniej 3 godziny przed snem. Ważne jest też oczywiście co jesz - staraj się stosować do zasad zdrowego żywienia.

Dopasuj wykonanie zadań do swojego zegara biologicznego

Mówi się, że ludzie dzielą się na dwa typy: skowronki i sowy. Prawdą jest, że każdy z nas wykazuje najwyższy stan produktywności w nieco innej porze dnia. Warto poznać swój organizm, żeby wiedzieć, która pora jest najlepsza dla Ciebie. Wówczas możesz zaplanować sobie optymalnie swój czas: najcięższe zadania, wymagające największego skupienia czy kreatywności zaplanuj na czas, kiedy wykonanie ich będzie dla Twojego organizmu najłatwiejsze. U większości osób stan obniżonej energii wypada na godziny okołopołudniowe, stąd łatwiej jest intensywnie pracować rano lub po południu. Kolejna pora spadku energii to godziny przedwieczorne. Zmęczenie jest wtedy dodatkowo spotęgowane obniżeniem ciśnienia w wyniku spożycia obiadu.

Zrób sobie plan dnia

Aby odpowiednio zagospodarować swój czas, warto spisać plan dnia. Jak to zrobić?

1. Pomyśl jak najbardziej realistycznie, co danego dnia uda Ci się wykonać – nie bierz na siebie nowych zadań, zanim nie uporasz się z tymi, które już masz;
2. Zastanów się, które zadania są tego dnia najważniejsze i przyznaj im priorytet – ta część planu jest bardzo istotna: skup się na kilku, albo lepiej – tylko na jednym naprawdę ważnym zadaniu i wykonaj je w najlepszy możliwy sposób. Takie podejście da Ci o wiele więcej korzyści, niż „rozmienianie się” na wiele spraw załatwianych byle jak. Zastanów się też, czy naprawdę wszystko musisz wykonywać samodzielnie? Delegowanie zadań to cenna umiejętność, która może bardzo ułatwić Ci życie. Naucz się eliminować niepotrzebne sprawy i stwórz sobie sprzyjające warunki, w których nikt Ci nie będzie przeszkadzał;‍
3. Jeżeli chcesz mieć czas dla siebie, lub dla rodziny, co Ci gorąco polecamy dla Twojego zdrowia fizycznego i psychicznego, ustaw sobie rygorystyczne ramy czasowe, przykładowo: od godziny 6 wieczorem nie zajmujesz się już żadnymi zadaniami zawodowymi;
4. Nie planuj swojego czasu co do minuty – zostaw sobie bufor na nieoczekiwane wydarzenia;
5. Uwzględnij w swoim planie przerwy, na przykład na lunch poza biurem (nie jedz posiłku przy biurku!);
6. Zaplanuj również czas na swoje przyjemności.

Attention residue

Attention residue to stan, kiedy część Twojej uwagi pozostaje wciąż skupiona na poprzednim, wykonywanym przez Ciebie zadaniu zamiast być w pełni poświęcona temu, którym się obecnie zajmujesz. Praca z 2009 roku autorstwa profesor Sophie Leroy z Uniwersytetu w Waszyngtonie wykazała, że trzeba w pełni przestać myśleć o jednym zadaniu, żeby naprawdę dobrze wykonać drugie. Wykazała też, że większość z nas ma poważne trudności z przeniesieniem uwagi z niedokończonego zadania na inne. Zatem jeżeli skaczesz z zadania do zadania, żadnego nie wykonasz dobrze, bo nie jesteś w skupić na żadnym z nich swojej pełnej uwagi. Nie może być mowy o właściwej produktywności i wydajności, kiedy Twoja zdolność do złożonego, głębokiego myślenia i rozwiązywania problemów jest zaburzona.

Więcej godzin pracy nie oznacza większej produktywności

Profesor ekonomii na Uniwersytecie Stanford (USA), John Pencavel, opublikował w 2014 roku pracę, opartą na wielu danych, między innymi również z okresu wojen światowych XX wieku. Obserwowano wówczas robotników zatrudnionych przy produkcji amunicji. Celem było zbadanie związku między ich wydajnością a godzinami pracy.

Konkluzje są następujące:

• Pracownicy, którzy pracują w długich godzinach pracy, mają znacznie wyższe wskaźniki zagrożenia urazami oraz znacznie wyższe prawdopodobieństwo popełnienia błędów niż pracownicy, którzy pracują w krótszych interwałach i generalnie w ogóle mniej. Praca w długich godzinach powoduje też częstsze okresy niezdolności do pracy;
• Pracownicy, którzy pracują mniejszą ilość godzin wcale nie są mniej produktywni. W przywołanej wyżej pracy Johna Pencavela produkcja, która powstała kosztem 70-godzinowego tygodnia pracy, była niemal taka sama, jak produkcja według 56-godzinnego tygodnia pracy;
• Większość pracowników zatrudnionych w długim wymiarze godzin raportowało negatywny wpływ ich godzin pracy na relacje domowe.

Wyznacznikiem wydajnej i produktywnej pracy nie jest zatem ilość spędzonych na pracy godzin. Możesz pracować znacznie mniej i osiągać dobre wyniki, jednak pod warunkiem, że masz dobrą organizację pracy.

Przerwy w pracy podniosą Twoją wydajność – naucz się relaksu!

Drzemki, treningi, dłuższe i krótsze wakacje – wszystko to wbrew pozorom w dłuższej perspektywie czasu zwiększa Twoją produktywność. Jeżeli masz problem z relaksowaniem się, istnieją techniki, które pomogą Ci się tego nauczyć. Odpoczynek nie jest odpoczynkiem, jeżeli z tyłu głowy wciąż masz myśli o pracy i problemach. W „wyłączaniu” swojej głowy też trzeba nabrać wprawy, a najlepiej, jeśli zrobisz z tego nawyk!

Profesor psychologii na Uniwersytecie Stanowym Floryda, K. Anders Ericsson wraz ze swoimi współpracownikami w pracy p.t. „Expert Performance" zbadał elitarnych wykonawców (elite performers), czyli ludzi z wybitnymi osiągnięciami w swojej dziedzinie. Odkrył, że maksymalna produktywność występuje, gdy praca jest podzielona na 90-minutowe interwały. W przypadku badanych ekspertów początek pracy zwykle miał miejsce rano, a całość nie trwała dłużej niż 4 i pół godziny dziennie.

Należy zatem unikać wyczerpania i umożliwić organizmowi całkowite odzyskanie sił. Tylko wtedy wykorzystasz swój czas w sposób maksymalnie produktywny.

Zapewnij sobie przyjazne otoczenie

Energię czerpiemy również od ludzi, którymi się otaczamy. Emocje są zaraźliwe! Towarzystwo osób, które narzekają na wszystko dookoła i sami wykazują duże problemy z mobilizacją do pracy wpływa bardzo niekorzystnie na samopoczucie i poziom energii. Ważne jest zatem otaczanie się ludźmi z pozytywną energią, którzy wzmocnią Twoją siłę do działania tylko przez sam fakt przebywania z nimi. I vice versa – będąc osobą bardziej pozytywną i zrelaksowaną, wpłyniesz równie korzystnie na tych, którzy z Toba przebywają.

Zamiast godzić się na chroniczny brak energii, poszukaj przyczyn tego stanu i walcz z nim! Jeśli jednak, pomimo tego, że prowadzisz zdrowy styl życia, czujesz nadal ciągłe zmęczenie, powód może tkwić głębiej i żeby go znaleźć, warto zwrócić się o diagnozę i poradę do odpowiedniego specjalisty.