Kiedy prezenty dla pracowników nie podlegają opodatkowaniu?

Prezenty dla pracowników są świadczeniem rzeczowym, zatem podlegają opodatkowaniu, chyba, że obejmują je specjalne zwolnienia.

Nagrody za długoletnią służbę (Long-service awards)

Podatek od takiej nagrody nie zostanie pobrany, o ile pracownik przepracował w firmie co najmniej 20 lat, wartość przyznanej nagrody niepieniężnej nie przekracza pięćdziesięciu funtów za każdy rok pracy i w ciągu ostatnich dziesięciu lat nie przyznano mu żadnej nagrody za wysługę lat.

Nagrody w ramach programu sugestii (suggestion scheme awards)

Program sugestii to system, w ramach którego pracownicy proszeni są o zasugerowanie sposobów, w jakie organizacja może ulepszyć swoje produkty lub usługi. Następnie szacowany jest procent oczekiwanej korzyści finansowej dla firmy, oparty na danym pomyśle. Maksymalna dozwolona nagroda zwolniona z podatku wynosi 5,000 funtów. Zwolnione od podatku są również nagrody motywacyjne o wartości maksymalnie dwudziestu pięciu funtów, które firma przyznaje w uznaniu zasług danego pracownika.

Przyjęcia pracownicze

Periodycznie wyprawiane imprezy, jak kolacje urodzinowe, czy przyjęcia bożonarodzeniowe są zwolnione z podatku, jeśli całkowity koszt na osobę uczestniczącą w imprezie nie przekracza stu pięćdziesięciu funtów rocznie z VAT (oraz kosztami np. podróży). Muszą one służyć przede wszystkim rozrywce i być dostępne dla wszystkich pracowników.

Świadczenia trivial benefits

Są to świadczenia o niedużej wartości, które pracodawca może sporadycznie podarować swoim pracownikom. Zgodnie z wytycznymi HMRC jest to na przykład zabranie grupy pracowników na posiłek z okazji urodzin; kupienie każdemu pracownikowi prezentu świątecznego lub urodzinowego; kwiaty z okazji narodzin dziecka; letnie przyjęcie w ogrodzie dla pracowników. Ten rodzaj prezentów jest zwolniony z podatku dochodowego i ubezpieczenia społecznego dla pracowników oraz pracodawców, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:

- koszt prezentu nie przekracza pięćdziesięciu funtów na jednego pracownika;

- prezent nie jest w formie gotówki ani bonu pieniężnego, który można wymienić na gotówkę (natomiast akceptowalne są bezgotówkowe bony upominkowe, które można wykorzystać w sklepie detalicznym);

- prezent jest być wręczany w ramach ustaleń umownych jak uzupełnienie wynagrodzenia pracownika, czy też zamiast tego wynagrodzenia lub innych tego typu ustaleń;

- prezent nie jest przekazywany w uznaniu szczególnych zasług pracownika, wykonywanych w ramach obowiązków służbowych.

Jeżeli zwykły limit przyjęć dla pracowników, wynoszący 150 funtów rocznie na osobę został już wykorzystany lub nie ma zastosowania, gdyż nie spełnia warunków zwolnienia, ulgą będzie objęte na przykład sfinansowanie kolacji dla pracowników, jeżeli jej koszt nie przekracza pięćdziesięciu funtów na osobę.

Nie ma ustawowych ograniczeń co do liczby pojedynczych prezentów trivial benefits, które można wręczyć pracownikowi, ale istnieją zasady, które nie pozwalają na podzielenie większego prezentu na kilka mniejszych części (serię), tak, aby każda z nich mieściła się w ramach finansowego limitu.

Prezenty dla dyrektorów

Zwolnienie dotyczy tzw. close company. Jest to spółka z pięcioma lub mniejszą liczbą „uczestników” lub spółka, w której wszyscy „uczestnicy” są jednocześnie dyrektorami („uczestnik” to osoba, która ma udział lub interes w kapitale lub dochodach spółki zależnej). Jeżeli świadczenie rzeczowe jest przyznawane osobie, która jest dyrektorem, osobą piastującą urząd, członkiem jej gospodarstwa domowego lub rodziny, wówczas zwolnienie jest ograniczone do całkowitego kosztu w wysokości trzystu funtów w roku podatkowym.

Prezenty kupowane z funduszy własnych pracodawcy

Nawet, jeżeli prezent jest zupełnie niezwiązany z działalnością firmy oraz został wręczony z pobudek prywatnych i zapłacono za niego z prywatnych funduszy dyrektora, nadal trzeba od niego zapłacić podatek. Dlaczego tak się dzieje? Ze względu na związek między pracodawcą a pracownikiem, który nadaje wszystkim podarkom charakter biznesowy.

Skoro jednak dyrektor zapłacił za podarek z własnej kieszeni, to wydaje się, że taki prezent nie może być uznany za wydatek firmowy? Jest to prawda o tyle, że nie można go już włączyć w odliczenie podatkowe, bo firma nie poniosła w związku z tym żadnego wydatku. Nadal jednak jest on uznawany za związany z zatrudnieniem i nadal podlega opodatkowaniu jako świadczenie rzeczowe, zatem w efekcie jest to rozwiązanie wysoce niekorzystne dla firmy.

Zwolnienie od podatku można uzyskać, jeżeli powód zakupu prezentu nie wynika z zatrudnienia. Nie jest jednak łatwo to udowodnić przed urzędem podatkowym.

Przykład.

Wojtek i Magda prowadzą swoją firmę od dwunastu lat. Pozostają w bliskiej, przyjacielskiej relacji ze swoją sekretarką, Olą. Z okazji urodzin Wojtek i Magda postanowili opłacić Oli wyjazd z osobą towarzyszącą na obóz jogi. Osobą towarzyszącą jest narzeczony Oli. Rozpatrując tę sytuację od strony podatkowej, opłacenie obozu jest świadczeniem rzeczowym i winno być opodatkowane. Ponadto firma Wojtka i Magdy nie może odliczyć wyjazdu Oli od podatku, ponieważ został on zakupiony z prywatnych funduszy właścicieli firmy, a nie z funduszy firmowych.

Kiedy sytuacja wyglądałaby inaczej? Kiedy na przykład prezent w postaci wyjazdu zostałby podarowany nie tylko Oli, ale także jej narzeczonemu, z którym właściciele firmy również się przyjaźnią, a który nie jest ich pracownikiem. Ponadto Wojtek i Magda nie powinni obdarowywać podobnym prezentem nikogo więcej ze swojej firmy. Fakt, że prezent został zakupiony także dla osoby niezwiązanej z firmą, oraz że nikt inny z pracowników nie otrzymał od szefostwa prezentu o podobnej wartości i charakterze, podkreśla pozabiznesowy charakter prezentu.

Samozatrudnienie

Kwestia jest inaczej interpretowana przez urząd podatkowy, jeżeli dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeśli jesteś samozatrudniony, nie musisz zgłaszać ani płacić podatku lub składek na ubezpieczenie społeczne od prezentów osobistych (np. urodzinowych lub ślubnych). Wówczas prezent, nawet jeśli jest opłacany przez firmę, jest przekazywany ze względu na osobiste relacje z pracownikiem i w związku z tym zwolniony z podatku.