Jakie koszty zarządzania są łatwo akceptowane?
Jeżeli istnieje grupa powiązanych ze sobą spółek, i jedna z nich jest podmiotem stricte usługowym w zakresie zarządzania w stosunku do reszty spółek, to urząd podatkowy raczej nie będzie miał żadnych zastrzeżeń, zwłaszcza jeśli opłata za te usługi będzie w odpowiedniej wysokości (bardziej szczegółowe wytyczne można znaleźć w instrukcji HMRS).
Fikcyjna dostawa usług
Przykład 1. Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą X oraz jest właścicielem spółki Y. Obie firmy są zarejestrowane jako płatnik VAT. W tym roku podatkowym jednoosobowa działalność przyniosła spory zysk, natomiast spółka – stratę. Podatnik chce przelać zyski z X do Y za pomocą opłaty za zarządzanie. Co z VAT?
VAT to podatek naliczany, gdy zachodzi dostawa towarów lub usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Płatnik VAT wystawia fakturę na kwotę przelanych zysków w charakterze wynagrodzenia za usługi zarządzania, wraz z naliczonym od tej kwoty podatkiem VAT w wysokości 20%. Podatek naliczony można potem odzyskać, składając wniosek do HMRC. W rozpatrywanym przypadku urząd podatkowy może jednak zakwestionować prawo to zwrotu podatku twierdząc, że nie zaistniała żadna rzeczywista dostawa, która mogłaby stanowić podstawę wystawienia faktury za zarządzanie. Według HMRC będzie to wyglądało tak, że nie otrzymałeś od spółki żadnych towarów ani usług, a kwota zapłaty jest kwotą czysto księgową, czyli że nie ma ona nic wspólnego z realizowaną dostawą. Jeżeli dostawa jest rzeczywista, powinna być poparta odpowiednią dokumentacją księgową, uzasadniającą wniosek zwrot podatku naliczonego. Jeżeli spółka Y nie ma żadnej siedziby w postaci lokalu użytkowego, ani żadnych dokumentów potwierdzających świadczenie usług poza fakturami wystawionymi tytułem opłaty za usługi zarządzania, urząd podatkowy stwierdzi, że taka usługa w działalności Y nie występuje i nie może być podstawą pobierania opłat.
Takie sytuacje jak opisana powyżej mogą wyniknąć np. w przypadku spółki holdingowej, która wykonuje usługę zarządzania na rzecz jej spółek zależnych. Jeżeli nie są dokonywane żadne dostawy, a zapłata za management jest jedynym dochodem spółki holdingowej, nie powinna być ona zarejestrowana jako podatnik VAT. Naliczenie podatku VAT powinno występować tylko w przypadku, kiedy świadczone usługi i dostawy są rzeczywiste. Jeżeli opłata za zarządzanie jest opłatą za usługę fikcyjną, jest ona tylko i wyłącznie transferem zysków, zatem nie mamy do czynienia ani ze świadczeniem usług, ani z dostawą towarów i HMRC odrzuci wniosek o zwrot podatku naliczonego.
Jeżeli jednak dostawa jest prawdziwa, faktyczna, należy bardzo dokładnie uzasadnić wniosek o zwrot VAT złożony do HMRC.
Za niska opłata za zarządzanie
Przykład 2. Podatnik jest właścicielem dwóch spółek. Firma X podlega pełnemu opodatkowaniu VAT, a firma Y ma częściowe zwolnienie wynikające z charakteru prowadzonej działalności. X ponosi wszystkie koszty prowadzenia firmy i chciałaby pobierać od Y opłatę za zarządzanie w symbolicznej wysokości.
Nie należy tego robić. Obowiązek zapłaty za management istnieje, natomiast opłata powinna być ponoszona przez Y w wartości rynkowej (nie ma definicji wartości rynkowej, ale można bezpiecznie uznać, że powinna być to kwota co najmniej równa kosztom poniesionym przez firmę X). Y jest dla X podmiotem powiązanym, który jest częściowo zwolniony od podatku, a zatem nie będzie w stanie odzyskać całego naliczonego podatku VAT. Urząd podatkowy w takiej sytuacji może przeszacować opłatę do wartości rynkowej i wówczas naliczyć od niej VAT.
Zbyt wysoka opłata za zarządzanie
Zbyt wysoka opłata może spowodować, że HMRC nie uwzględni części wydatków zadeklarowanych przez firmę wypłacającą, natomiast opodatkuje całą wypłatę w firmie przyjmującej wypłatę.
Dodatkowe informacje można znaleźć na stronach HMRC:
https://www.gov.uk/hmrc-internal-manuals/company-taxation-manual/ctm08060
https://www.gov.uk/hmrc-internal-manuals/company-taxation-manual/ctm08580
