Dodatkowe świadczenia dla pracowników (świadczenia o charakterze benefitowym) są świetnym sposobem ich wynagradzania oraz motywowania do pracy. Jedyny problem, że dużo kosztują. Można zmniejszyć ten koszt poprzez odzyskanie VAT-u, naliczonego w momencie wykupu tych świadczeń. Dobrze jednak wiedzieć, jakie dokładnie warunki muszą być spełnione, żeby móc efektywnie to zrobić.
Zasada ogólności – benefit dostępny dla wszystkich
Aby odzyskać bezpiecznie VAT naliczony przy wykupie dodatkowych świadczeń pracowniczych, należy pamiętać o dwóch warunkach: świadczenie musi być rzeczywistym wydatkiem biznesowym oraz musi być ono dostępne dla wszystkich pracowników danego działu w firmie – jeśli jest to firma duża, lub dla wszystkich pracowników, jeżeli firma jest niewielka. Dlaczego? Otóż, jeżeli świadczenie otrzymają jedynie wybrane osoby, urząd podatkowy potraktuje wydatek jako prywatny, nawet, jeśli tymi osobami są pracownicy firmy.
Przykład.
Firma zatrudnia około 100 osób. Pięciu członków kadry kierowniczej firmy otrzymało w ramach świadczenia pracowniczego dostęp do miejscowego klubu fitness. Zakup kosztował firmę £5,000 plus VAT rocznie. Wydatek został zaksięgowany. Księgowy złożył do HMRC wniosek o zwrot podatku VAT w wysokości £1000 i zapomniał o całej sprawie. Mniej więcej rok później w firmie została przeprowadzona rutynowa kontrola. Rewident potwierdził, że podatek naliczony mógłby zostać odzyskany, jeśli zakup został rozliczony z tytułu świadczeń dla całego kierownictwa. Wobec braku takiego rozliczenia rewident zażądał wyrównania należnego podatku w wysokości £1,000, czyli dokładnie takiej, jak podatek odzyskany.
Na jakich podstawach prawnych działał rewident? Pomimo, że pracownicy firmy nie są klientami w potocznym znaczeniu tego słowa, w opisanej sytuacji firma powinna się rozliczyć z podatku VAT od dostaw prezentów w postaci towarów i usług. Podatek VAT od pracowniczych świadczeń o charakterze benefitowym może być bezpiecznie odliczony, jeżeli koszt takiego prezentu nie przekracza £50 (bez VAT). Jeżeli jednak kwota ta zostaje przekroczona lub gdy całkowita wartość prezentów przekazanych jednemu pracownikowi w czasie dwunastu miesięcy przekracza £50, wówczas należny podatek jest równy odzyskanemu podatkowi naliczonemu.
Jak rozliczać się ze świadczeń pracowniczych, żeby odzyskać VAT?
Trzeba upewnić się, że świadczenie jest dostępne dla wszystkich pracowników firmy. Nie znaczy to, że wszyscy muszą z tego świadczenia skorzystać, ale wszyscy muszą mieć do niego dostęp. W większych firmach nie muszą to być benefity dla wszystkich pracowników, ale na przykład dla wybranego działu.
Benefit - prezent, ale nie całkiem
Innym sposobem na ograniczenie kosztów związanych ze świadczeniami benefitowymi jest obciążenie obdarowanych niewielką opłatą za to określone świadczenie – można wówczas odzyskać VAT od zakupu. W takim przypadku podatek będzie tylko od rzeczywistej opłaty, pobranej za świadczenie. Opłata ta może być niższa niż koszt świadczenia usługi, ale nie może być tak niska, żeby nie miała znaczenia. Dla powyżej przytoczonego przykładu: jeżeli podatnik obciążyłby tych kilku członków kadry kierowniczej opłatą za członkostwo w klubie fitness w wysokości £100, podczas gdy faktyczna opłata członkowska to £1000, mógłby odzyskać VAT w wysokości £1000, ale rozliczałby się z podatku należnego tylko do wysokości £100.
Jeżeli świadczenie benefitowe dotyczy tylko właścicieli firmy, wówczas VAT nie może być w ogóle odzyskany, bo świadczenie takie będzie traktowane jako wydatek prywatny, a nie biznesowy.
Podsumowując: Jeżeli zapewniasz swoim pracownikom świadczenia benefitowe, upewnij się, że są one dostępne dla wszystkich twoich pracowników (lub całego działu dużej firmy) i nie ograniczone tylko pracowników zaszeregowanych na jednym szczeblu kariery. Jeśli jednak postanowisz przyznać świadczenie benefitowe tylko kilku wybrańcom, obciąż ich także niewielką opłatą, żeby zmniejszyć należny podatek VAT.
