Kontakty biznesowe – czy ich nawiązywanie musi być stresujące?

Prowadząc biznes, każdego dnia poznajesz wielu nowych ludzi. Mogą to być Twoi klienci lub potencjalni kontrahenci. I choć robisz to często, ciągle towarzyszy Ci przy tym strach przed oceną czy odrzuceniem. Jak go przezwyciężać? Jak przygotować się do spotkania biznesowego? Poniżej znajdziesz kilka praktycznych rad.

Zmień myślenie o swoim rozmówcy

Stres przed spotkaniem biznesowym zazwyczaj wynika z naszego sposobu myślenia o sobie lub o rozmówcy. Warto uświadomić sobie, że:

Spotykasz się z człowiekiem takim samym jak Ty

Pomyśl o tym, że po drugiej stronie stolika siedzi człowiek, który jest prawdopodobnie tak samo zdenerwowany jak Ty – nawet jeśli wiele osiągnął, a interakcje społeczne są jego codziennością. Wielu sławnych ludzi przyznaje, że sława wcale nie sprawia, że czują się oni pewniejsi siebie podczas spotkania z drugim człowiekiem, gdyż w głębi duszy ciągle nie mają pewności, czy na to wszystko zasłużyli. Nie możesz przyjmować, że ktoś jest lepszy od Ciebie i czuć z tego powodu onieśmielenie. Nawet Twojemu rozmówcy udało się osiągnąć więcej od Ciebie, to nie oznacza, że kiedyś nie dorównasz jego poziomowi.

Wynik spotkania nie może wpływać na Twoją wartość i pewność siebie

Nie można budować pewności siebie i wewnętrznego poczucia własnej wartości jedynie poprzez ciągłą akceptację z zewnątrz. To naturalne, że nie każde spotkanie zakończy się nawiązaniem współpracy. Być może na którymś z nich usłyszysz coś, co będzie podważało Twoją samoocenę i możesz poczuć zakłopotanie z powodu niepowodzenia, ale ważne, aby wrażenie to było tylko chwilowe. Pracuj nad umacnianiem wiary w siebie i w swoje możliwości, gdyż pewność siebie i przekonanie o wartości swoich działań to w biznesie kluczowa sprawa.

Pamiętaj również, że jeśli to jedno spotkanie się nie uda, nic strasznego się nie stanie. Zawsze będzie następna szansa na nawiązanie współpracy, być może z kimś znacznie bardziej dla Ciebie odpowiednim.

Jak przygotować się do spotkania biznesowego?

Przygotowania powinny objąć zarówno aspekty merytoryczne, jak i duchowe.

Zbierz informacje o swoim rozmówcy

Internet i media społecznościowe to skarbnica wiedzy. Warto skorzystać z niej przed umówionym spotkaniem i dowiedzieć się co nieco na temat swojego rozmówcy. Po co? Wiedza o jego zainteresowaniach czy hobby to świetny klucz do tzw. small talk na początku spotkania. Pogawędka na niezobowiązujące tematy nie tylko rozluźni sytuację, ale także spowoduje, że rozmówca poczuje do Ciebie sympatię. Wielu odbierze to również jako wyraz szacunku, a także dowód na żywe zainteresowanie współpracą. Nawiązanie do czegoś związanego z Twoim rozmówcą to dobry pomysł w momencie, kiedy przywitacie się ze sobą i nastąpi ta niezręczna chwila, w której przejście do konkretnego tematu spotkania wydaje się jeszcze za wczesne.

Praktykuj wizualizacje

Zgodnie z twierdzeniem Alberta Einsteina: „Wyobraźnia jest wszystkim. Stanowi zapowiedź nadchodzących atrakcji życia”. Warto poznać tajniki wizualizacji i je praktykować. Udowodniono, że wyobrażanie sobie danej sytuacji zakończonej sukcesem wzmaga siły i wiarę w zwycięstwo, a to z kolei powoduje, że sytuacja ta faktycznie kończy się powodzeniem.

Co więcej, realistyczne wyobrażanie sobie danej sytuacji sprawia, że przyzwyczajasz do niej swój układ nerwowy i mniej stresujesz się w momencie, kiedy ona faktycznie nastąpi.

Nie twórz scenariuszy i nie ćwicz gotowych wypowiedzi

Recytowanie wyuczonych zdań brzmi sztucznie. Ponadto nie ma możliwości, żeby przewidzieć, co dokładnie powie Twój rozmówca. Jeśli wypowie się w sposób, którego nie było w Twoim scenariuszu, możesz poczuć zagubienie, które zwiększy Twoje zdenerwowanie i stres.

Na spotkaniu biznesowym

W czasie trwania spotkania, jeśli czujesz nadmierny stres, pamiętaj o tym, aby:

• Rozluźnić ciało i wziąć głęboki oddech – stres i negatywne myśli, które przewijają się w Twoim mózgu nieuchronnie oddziałują na ciało. Ważne jest, aby umieć nad tym zapanować i nie pokazywać swojego zdenerwowania. Pomoże w tym wzięcie kilku głębokich, powolnych oddechów i rozluźnienie całego ciała. Przybranie otwartej postawy ciała sprawi, że automatycznie poczujesz się większą pewność siebie. Nie należy zapominać też o uśmiechu, który przecież jest podstawą budowania wszelkich relacji, także tych biznesowych. Badania wykazują, że podczas uśmiechu w organizmie wytwarzają się substancje odpowiedzialne za poczucie szczęścia i dzięki temu dochodzi do redukcji stresu;
• Pozwolić wypowiedzieć się rozmówcy – na spotkaniu biznesowym rozmówcy wcale nie muszą mieć takiego samego wkładu w rozmowę. Ludziom często wydaje się, że jeśli będą mniej mówili, to zostanie to źle odebrane. Stąd bierze się strach przed momentami ciszy, kiedy nie ma nic ciekawego do powiedzenia. Tymczasem nie ma nic złego w słuchaniu drugiej strony. Co więcej, aktywne słuchanie i zadawanie pytań może być nawet lepiej odebrane przez rozmówcę niż zmuszanie się do mówienia. Wiele osób ze środowiska biznesowego to ludzie, którzy dobrze znają się na swoim fachu i mają dużo do powiedzenia. Będą zadowoleni, jeśli okażesz im zainteresowanie, po prostu ich słuchając.

Podsumowując:

Przygotowanie do spotkania biznesowego powinno obejmować zarówno aspekty merytoryczne, jak i duchowe. Sugeruję zbieranie informacji o rozmówcy, praktykowanie wizualizacji i unikanie tworzenia gotowych scenariuszy.

Podczas spotkania biznesowego, jeśli czujesz nadmierny stres, powinieneś rozluźnić ciało, wziąć głęboki oddech i pozwolić rozmówcy się wypowiedzieć. Zachęcam do analizy źródeł twojego stresu przed spotkaniami biznesowymi. Zrozumienie siebie pomoże ci dobrać działania, które pomogą ci przezwyciężyć ten stres.