Rejestracja działalności gospodarczej: Sole trader, Ltd i LLP

Każda forma działaności gospodarczej wymaga rozliczenia z urzędem podatkowym. Oto trzy formy prowadzenia biznesu wraz z krótkim omówieniem i wymogami rejestracyjnymi.

Sole trader - samozatrudnienie

Sole trader (jednoosobowa działalność gospodarcza) to działalność, która daje przedsiębiorcy pełną kontrolę nad wszystkimi działaniami firmy. Poniżej lista kroków, które trzeba podjąć, aby zarejestrować się w Wielkiej Brytanii jako osoba samozatrudniona.

Nazwa – zależy od Twojego indywidualnego wyboru. Może to być po prostu twoje nazwisko. Jeżeli jednak postanowiłeś wybrać nazwę, która będzie od razu ukierunkowywała klientów co do proponowanych przez Ciebie usług, sprawdź najpierw, czy ta nazwa nie jest już używana przez kogoś innego. Można to sprawdzić na stronie HMRC pod tym linkiem. Nazwa dla sole trader ma również inne ograniczenia: nie może zawierać wyrazów "limited", "Ltd", "limited liability partnership", "LLP", "public limited company" lub"plc", nie może być obraźliwa, nie może być taka sama jak już istniejący znak towarowy, nie może również zawierać "wrażliwych" słów lub wyrażeń ani sugerować związku z władzami państwowymi lub lokalnymi, chyba że uzyskasz na to zgodę.

Kwalifikacje, czyli kiedy powinieneś zarejestrować się jako sole trader? Rejestracja osoby samozatrudnionej nie jest skomplikowanym procesem. Najpierw jednak trzeba sprawdzić, czy spełniasz warunki, aby zarejestrować się jako osoba samozatrudniona. Wbrew pozorom nie jest to takie oczywiste. Jeżeli ktoś mówi Ci, że nie musi Cię rozliczać przez system PAYE, bo pracujesz na własny rachunek, ale forma Twojej pracy nie spełnia poniższych warunków, NIE jesteś osobą samozatrudnioną, tylko zwykłym pracownikiem i powinieneś być rozliczany jak osoba zatrudniona na umowę o pracę.

Według wytycznych urzędu podatkowego, jesteś osobą samozatrudnioną, jeżeli:

• prowadzisz własną firmę;
• masz więcej niż jednego klienta w tym samym czasie;
• sam decydujesz o tym, kiedy i w jaki sposób wykonujesz pracę;
• możesz zatrudniać pracowników;
• bierzesz odpowiedzialność za dokończenie niedokończonej lub poprawienie niezadowalającej dla klienta pracy w swoim własnym czasie;
• pobierasz zapłatę uzgodnioną uprzednio z klientem;
• sprzedajesz swoje usługi lub towary z zyskiem, z wyjątkiem wyprzedaży ad hoc.

Rejestracja – przez proces rejestracji przeprowadzi się ta strona HMRC. Będziesz musiał podać datę rozpoczęcia działalności, podstawowe dane osobiste jak National Insurance Number oraz adres domowy, a także informację, jakiego rodzaju działalność wykonujesz.

UTR (Unique Taxpayer Reference) – jest to numer, który zostanie do Ciebie wysłany przez HMRC po dokonaniu rejestracji. Dzięki niemu będziesz mógł się zalogować na swoje osobiste konto internetowe na portalu HMRC oraz korzystać z dostępnych online publicznych usług.

Cały proces rejestracji powinien zająć nie więcej niż 10 dni. Więcej informacji na temat dopełnienia formalności związanych z rozpoczęciem działalności jako sole trader znajdziesz tutaj.

Limited Company (Ltd)- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce Ltd  możesz być zarówno właścicielem firmy, jak i jej pracownikiem. Firma Ltd to osobny byt prawny, o odrębnej tożsamości niż jej dyrektorzy i udziałowcy. Dlatego w tej formie w działalności można ponosić większe ryzyko niż w przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, osobiście odpowiedzialnej za długi firmy. Proces rejestracji nie jest jednak już tak prosty jak w przypadku rejestracji sole trader. Spółkę Ltd rejestruje się w Companies House. Sama rejestracja nie zajmuje wiele czasu (złożenie wniosku online to kilka minut, po czym rejestracja następuje zwykle po 24 godzinach), jednak należy się do niej odpowiednio przygotować.

Nazwa Limited Company

‍ Podobnie jak w przypadku biznesu sole trader, nazwa nie może być obraźliwa, nie może być taka sama jak już istniejący znak towarowy (tutaj sprawdzisz, czy Twoja proponowana nazwa jest unikalna), nie może również zawierać "wrażliwych" słów lub wyrażeń ani sugerować związku z władzami państwowymi lub lokalnymi, chyba że uzyskasz na to zgodę. Musi jednak kończyć się zwrotem „Ltd” lub „Limited”. Więcej na ten temat pod tym linkiem.

W procesie rejestracji LTD musisz podać następujące informacje:

• Adres siedziby firmy – nie może to być skrzynka pocztowa, ale prawdziwy adres;
• Dane przynajmniej jednego dyrektora spółki, odpowiedzialnego za prowadzenie biznesu (dane te będą publicznie udostępnione w Companies House – włącznie z adresem do korespondencji);
• Dane co najmniej jednego udziałowca, który może być także dyrektorem;
• Dane osób z mocą decyzyjną w sprawach Twojej firmy (People of Significant Control - PSC): na przykład będzie to każda osoba posiadająca minimum 25% udziałów (1 udział = 1 głos) i taka, która jest w stanie powoływać i odwoływać większość członków zarządu;
• Memorandum of association – jest to umowa spółki, czyli oświadczenie prawne podpisane przez wszystkich wstępnych udziałowców, w której wyrażają oni zgodę na utworzenie spółki. Jeżeli spółka jest tworzona online, memorandum zostanie utworzone automatycznie w ramach rejestracji. Po zarejestrowaniu umowy spółki nie ma możliwości zmiany memorandum;
• Articles of association – są to spisane zasady, wedle których spółka będzie prowadzona, stworzone przez udziałowców, dyrektorów i/lub sekretarza spółki i przez nich podpisane. Mogą to być także standardowe zasady stworzone z wykorzystaniem materiałów podanych w tym linku;
• Wartość kapitału zakładowego – minimalna wartość to jedna wyemitowana akcja.

Rejestracja LTD – na stronie Companies House kosztuje 12 funtów. Można też jej dokonać za pośrednictwem różnych stron internetowych specjalizujących się w zakładaniu spółek. Należy podać oficjalny adres siedziby oraz wybrać SIC code – Standard Industrial Classification (Standardowa Klasyfikacja Przemysłowa), czyli kod oparty na podstawie rodzaju branży, po którym Twoja firma jest rozpoznawana przez urzędy.

Większość spółek rejestruje się od razu do opłacania Corporation Tax – podatku dochodowego od osób prawnych. Jeżeli jednak chcesz to zrobić później, wszystkie potrzebne informacje znajdują się pod tym linkiem.

Więcej o rejestrowaniu spółki Ltd oraz link do rejestracji – tutaj.

Limited Liability Partnership (LLP)

Między spółką Ltd a LLP jest kilka podobieństw. Obie muszą być zarejestrowane w Companies House, a także obie mają ograniczoną odpowiedzialność członków, bo obydwie stanowią osobny byt prawny. Jednak są też znaczące różnice. Ltd musi mieć udziałowców i dyrektorów – na LLP musi składać się co najmniej dwóch partnerów i co najmniej dwóch partnerów musi być wyznaczonych do przyjęcia dodatkowych obowiązków prawnych w imieniu LLP (designated members).

Ltd mogą być organizacjami charytatywnymi lub innymi organizacjami non-profit – LLP są zakładane jako przedsiębiorstwa nastawione na zysk. Ltd płacą podatek dochodowy od osób prawnych – w LLP każdy członek spółki liczy się jako samozatrudniony i rozlicza się poprzez self assessment. Ltd musi mieć na stałe określoną strukturę i zasady działania w umowie spółki – LLP może w razie potrzeby zmieniać swoją strukturę wewnętrzną.

W Ltd można sprzedawać udziały nie będąc członkiem zarządu – LLP nie ma udziałów na sprzedaż i dlatego nie może przyjmować inwestycji kapitałowych od osób niebędących członkami LLP w zamian za część udziałów w przedsiębiorstwie. I w końcu: umowa spółki Ltd jest publicznie dostępna w Companies House – umowa LLP jest tajna. Jak wynika z powyższego, LLP jest formacją znajdującą się pomiędzy Ltd a zwykłą spółką partnerską.

Nazwa LLP – podobnie jak w dwóch wyżej opisanych przypadkach, najpierw należy wybrać nazwę (na zasadach jak wyżej), a jedyna różnica to wymóg umieszczenia na końcu nazwy zwrotu „Limited Liability Partnership” lub LLP”. Tutaj znajdziesz potrzebne informacje.

W formularzu zgłoszeniowym LLP podać następujące informacje:

• Naturę prowadzonego biznesu;
• Adres siedziby – musi być to fizyczny adres i będzie on widoczny publicznie w Companies House;
• Dane wszystkich członków (musi być minimum dwóch);
• Dane wyznaczonych członków (designated members), minimum dwóch) – są to osoby spełniające dodatkowe obowiązki administracyjne i zarządcze w imieniu spółki i jej członków. Przygotowują one i składają roczne sprawozdania finansowe, rejestrują firmę w systemie Self Assessment w HMRC (oprócz obowiązku rejestracji indywidualnej każdego z członków), raportują zmiany w spółce do Companies House, prowadzą dokumentację księgową i tym podobne;
• Informacje o osobach sprawujących znaczącą kontrolę nad spółką (PSC);
• Umowę członków (membership agreement) - w ramach zakładania LLP należy zawrzeć umowę LLP z pozostałymi członkami. Określa ona sposób prowadzenia działalności spółki, między innymi podziału zysków i zatwierdzania decyzji oraz określa prawa i obowiązki członków.

Rejestracji LLP można dokonać za pomocą zaaprobowanych przez HMRC aplikacji cyfrowych i wówczas cała procedura jest zakończona w maksymalnie 24 godziny (a zwykle o wiele krócej). Jednakże są to aplikacje subskrybowane i opłaty za nie są wysokie, zatem z programów tych korzystają zwykle firmy specjalizujące się w załatwianiu tego rodzaju spraw. Jeżeli chcesz samodzielnie dokonać rejestracji, możesz tego dokonać poprzez wypełnienie papierowej wersji formularza i przesłanie go do Companies House drogą pocztową. Na rejestrację trzeba jednak wtedy dłużej poczekać.

Wszystkie niezbędne dla celów rejestracji informacje można znaleźć pod tym linkiem.

O ile rejestracji samozatrudnienia oraz spółki Ltd można z powodzeniem dokonać samodzielnie, to w przypadku spółki LLP lepiej jest skorzystać z pełnej porady prawnej i podatkowej.