Wydatki w podróży służbowej – co jest kosztem firmowym w UK

Zaczynamy na Mamonie cykl artykułów o dopuszczalnych kosztach biznesowych firmy Ltd i dziś prezentujemy Ci pierwszy z nich. Zanim przejdziemy do szczegółów naszego dzisiejszego tematu, najpierw krótki wstęp.

Jako właściciel firmy Ltd, starasz się płacić jak najniższy podatek dochodowy od osób prawnych (Corporation Tax). Podatek ten znacznie obniżają wydatki, poniesione w związku z działaniem Twojego biznesu. Co można wliczyć do kosztów prowadzenia firmy?

Podatkowa „zasada kciuka” (rule of thumb) czyli co jest kosztem Twojej spółki

Wydatki, które można wliczyć do kosztów prowadzonej działalności i następnie odliczyć od podatku, muszą być w całości i wyłącznie (wholly and exclusively) przeznaczone na cele działalności gospodarczej. Określenie „w całości” oznacza, że jeżeli jakaś część wydatku nie jest przeznaczona na prowadzenie biznesu, nie będzie mogła zostać odliczona od podatku. Z kolei określenie „wyłącznie” dotyczy sytuacji, kiedy wydatek został poniesiony na cele działalności tylko częściowo, a jego druga część została wykorzystana do celów osobistych – wówczas wydatek ten w ogóle nie będzie podlegał odliczeniu. Innymi słowy, nie można wrzucić w koszty prowadzenia biznesu wydatku, co do którego nie jesteś wstanie proporcjonalnie określić, ile z niego zostało przeznaczone na cele biznesowe, a ile na osobiste. Przykładem takiego wydatku będzie ubranie, które nosisz na co dzień, i do pracy, i poza nią (nie dotyczy to odzieży specjalistycznej, np. ochronnej noszonej ze względu na charakter wykonywanej pracy).

A teraz przejdźmy do naszego dzisiejszego tematu.

Dopuszczalne koszty podróży służbowych

Do biznesowych wydatków ponoszonych podczas podróży służbowych zaliczamy:‍

Koszt użycia prywatnego samochodu

Jeżeli używasz w celach służbowych własnego samochodu, firma może wypłacić Ci zwrot kosztów na podstawie kilometrażu służbowego (business mileage) według stawek podanych przez HMRC, implikuje to jednak prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Opłaty parkingowe oraz drogowe

Są to opłaty, które wnosisz podczas podróży służbowych (w pełnej wysokości, niezależnie od zwrotu kosztów podróży w oparciu o business mileage).

Koszty zakwaterowania w hotelu

Zaliczają się tu poniesione przez Ciebie wydatki, jeżeli występuje przynajmniej jedna następujących okoliczności:

• wyjazd miał służbowy cel;
• wyjazd miał na celu uczestnictwo w spotkaniu biznesowym;
• pobyt jest Twoim tymczasowym miejscem pracy, gdzie pracujesz przez maksymalnie 40% swojego czasu w ciągu następnych 24 miesięcy.

W koszty nie wlicza się pobytu w hotelu, jeżeli miał on miejsce w pobliżu miejsca pracy. Wówczas potencjalny koszt prowadzenia biznesu zmienia się w świadczenie pracownicze, a zatem podlega opodatkowaniu. Podobnie traktowany jest koszt podróży: musi być to podróż służbowa, a więc między spotkaniami służbowymi albo podróż do lub z tymczasowego miejsca pracy. Podróże z domu do stałego miejsca pracy nie zaliczają się do podróży służbowych.

Wydatki poniesione na wyżywienie w czasie podróży służbowych

Gdy pracownik (w tym dyrektor) ponosi wydatki na wyżywienie w trakcie podróży służbowej krótkoterminowej lub do tymczasowego miejsca pracy, koszty są mu przez firmę zwracane, a firma może odliczyć te wydatki od podatku dochodowego.

A zatem, podsumowując, w koszty firmowe podróży służbowych wlicza się transport, zakwaterowanie, posiłki oraz inne wydatki jak na przykład kolację z klientami. Muszą jednak być one racjonalne. Co to znaczy?

Racjonalne koszty podróży służbowych – co to znaczy?

Przykładowo, z powodzeniem można wrzucić w firmowe wydatki koszt zakwaterowania w hotelu, ale jeżeli w czasie tego pobytu przedstawiciel firmy korzystał dodatkowo np. ze spa czy innych dodatkowo płatnych usług hotelowych, które nie są konieczne dla celów prowadzenia działalności – nie można takich kosztów wliczyć w wydatki służbowe. Na dowód poniesienia wydatków konieczne jest trzymanie wszystkich rachunków czy paragonów, a najlepiej faktur VAT (które będą podstawą do odzyskania podatku VAT). Zwykle na takich rachunkach są wyszczególnione wszystkie detale dotyczące płatności, jeżeli więc kiedyś Twoja firma stanie się podmiotem postępowania sprawdzającego HMRC, taki wydatek nie zostanie przez urząd zakwalifikowany jako koszt.

Podobnie, filiżanka herbaty lub kawy podczas omawiania interesów nie będzie budzić sprzeciwu HMRC, jednak szalona noc w dyskotece spędzona w ramach zaprzyjaźniania się z klientem nie zalicza się do kosztów prowadzenia działalności.

Kiedy zakup alkoholu jest kosztem firmowym?

W rozmowach z naszymi klientami również często pojawia się kwestia wydatków na alkohol. Panuje przekonanie, że spożywanie alkoholu jest zawsze wydatkiem osobistym, a więc niekwalifikującym się do odliczenia od podatku. Nie jest to prawda. Jeżeli będąc w służbowej podróży do posiłku zamiast butelki wody wybierzesz jeden lub dwa kieliszki wina – jest to absolutnie dopuszczalne. Jaka natomiast maksymalna możliwa ilość zakupionego alkoholu będzie dla HMRC ta tyle „racjonalna”, żeby ją można było wrzucić w koszty firmowe?

Na stronie HMRC można znaleźć następującą treść:

Dopuszczalne wydatki mogą obejmować koszt posiłku, koszt napojów (zarówno alkoholowych, jak i bezalkoholowych) spożywanych w rozsądnej ilości podczas posiłku oraz napojów takich jak herbata, kawa lub napoje bezalkoholowe przyjmowane między posiłkami.

Określenie „rozsądna ilość”, podobnie jak określenie „racjonalne wydatki” to przykład określenia nieostrego, czyli takiego, które pozostawia pewną elastyczność interpretacji. Co to znaczy dla HMRC?

Sprawdziliśmy i podpowiadamy: jest to pół butelki wina (= 2 piwa = 2 kieliszki wódki).

Kryteria nie dotyczą jedynie ilości. Wypicie „rozsądnej” ilości napojów alkoholowych do posiłku jest absolutnie w porządku, jeżeli jednak już po posiłku wieczorem przyjdzie Ci ochota na coś z procentami – to już będzie wydatek osobisty.

Zapraszamy także do obejrzenia krótkiego filmiku, który na ten temat zrobiłem jeszcze w czasie pandemii.