Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana na VAT w Wielkiej Brytanii i została obciążona VAT-em w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej, zwykle możesz ten VAT odzyskać.

Dokonuje się tego za pomocą złożenia wniosku w unijnym systemie zwrotu VAT w oparciu o 13 dyrektywę.

Wniosek o zwrot VAT wynikający z 13-stej dyrektywy

Aby odzyskać VAT od wydatków poniesionych na terenie Unii Europejskiej należy złożyć poprzez Internet lub w miejscowym urzędzie (każdy z krajów ma w tym względzie swoje własne wytyczne) tak zwany wniosek wynikający z 13-stej Dyrektywy (13th Directive claim).

Jeżeli Twoja firma ma siedzibę w Irlandii Północnej, wówczas opisana procedura odzyskiwania VAT-u Cię nie dotyczy,

Czy firma brytyjska wystawia rachunek VAT firmie polskiej?

Istotne jest, czy wystawiasz rachunek VAT firmie (B2B) czy osobie prywatnej (B2C), ponieważ różne zasady dotyczą naliczania VAT w tych dwóch przypadkach.

W przypadku transakcji B2B z klientem z innego kraju UE, zwykle nie naliczasz lokalnego VAT-u; zamiast tego stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia, a obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na odbiorcy usług czy towarów.

Natomiast w przypadku transakcji B2C, zazwyczaj naliczasz VAT według stawek i przepisów obowiązujących w kraju, w którym prowadzisz działalność. Oba przypadki wymagają starannej weryfikacji i różnią się konsekwencjami podatkowymi.

Jeśli masz firmę w Wielkiej Brytanii i będziesz wystawiał rachunek z VAT dla klienta z Polski, istnieje kilka kluczowych kwestii, które musisz wziąć pod uwagę, takie jak:

Sprawdź, czy naliczenie VAT jest konieczne: W przypadku usług świadczonych dla innych przedsiębiorstw w UE (B2B), zwykle nie musisz naliczać brytyjskiego VAT-u. Zamiast tego, operacja ta jest zazwyczaj objęta mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge) w kraju klienta. Oznacza to, że to klient z Polski będzie odpowiedzialny za rozliczenie VAT w swoim kraju.

Podaj informacje o odwrotnym obciążeniu: Na rachunku możesz umieścić informację, że transakcja jest objęta mechanizmem odwrotnego obciążenia, co oznacza, że to klient jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT.

Zidentyfikuj klienta i siebie: Na fakturze muszą znaleźć się numer identyfikacji VAT obu firm: Twojej firmy w Wielkiej Brytanii oraz firmy klienta w Polsce.

Szczegółowy opis usług lub towarów: Rachunek musi zawierać dokładny opis usług lub towarów, które są przedmiotem transakcji.

Jak brytyjska firma może odzyskać VAT z Polski?

Jeśli posiadasz brytyjską firmą i chcesz odzyskać podatek VAT z Polski, szczegółowy przewodnik dotyczący tego procesu oraz lokalnych regulacji znajdziesz pod tym linkiem.

Jeżeli planujesz odzyskiwanie podatku VAT z innego kraju Unii Europejskiej, warto zwrócić uwagę na indywidualne zasady i terminy, które obowiązują w poszczególnych państwach; informacje te również są dostępne w przewodnikach online. tutaj.

Formularz musi być zazwyczaj złożony w języku danego kraju (tylko kilka krajów akceptuje wnioski angielskojęzyczne). Należy pamiętać, aby dokładnie sprawdzić, jakie są terminy na złożenie wniosku, ponieważ w każdym z krajów mogą obowiązywać inne. Dlatego najlepiej złożyć wniosek natychmiast po poniesieniu wydatku, uwzględniając w nim wszystkie przedmiotowe faktury i paragony.

Firma brytyjska składająca pierwszy wniosek o zwrot podatku na podstawie 13-stej Dyrektywy z jakiegokolwiek kraju będzie  potrzebować certyfikat VAT, wydanego przez HMRC. Prośbę o wydanie certyfikatu składa się do HMRC drogą mailową. Dodatkowe informacje znajdziesz na tej stronie HMRC.

Od jakich zakupów możesz odzyskać VAT?

VAT jest możliwy do odzyskania tylko od zakupu towarów. Jeśli chodzi o usługi, ich sprzedaż nie uległa większym zmianom po brexicie. Ponieważ jednak nie jest to już wewnątrzwspólnotowa wymiana usług, tylko import-export, zatem tak też musi być rozliczany VAT.

Oznacza to, że podatek VAT jest odprowadzany w kraju nabywcy i rozliczany za pomocą tak zwanej procedury odwrotnego obciążenia (reverse charge). Sprzedający wystawia kupującemu standardową fakturę VAT ze stawką 0% i z adnotacją odnoszącą się do strony transakcji, która przejmuje na siebie obowiązek zapłaty podatku (przechodzi on ze sprzedawcy na nabywcę).

Zatem nie będzie Ci przysługiwał zwrot VAT w przypadku zakupu usług, lub też w przypadku kiedy faktura dotyczy zarówno towarów, jak i usług.

Więcej na temat zwrotu VAT na podstawie 13 Dyrektywy znajdziesz pod tym linkiem.

Pamiętaj: żeby uzyskać zwrot Vat za zakupy z krajów UE na podstawie 13 Dyrektywy, Twoja firma musi być zarejestrowana w UK jako podatnik VAT i nie może być zobowiązana do rejestracji VAT lub zarejestrowana na VAT w kraju, gdzie powstało naliczenie podatku.

Przykład.

Magda mieszka w Edynburgu i prowadzi firmę Imagine Ltd zajmującą się projektowaniem grafik wielkoformatowych. Firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT. Magda dostała ostatnio duże zlecenie od przedsiębiorstwa Format z o.o z siedzibą w Polsce i tam też ma świadczyć usługę. Przy realizacji zlecenia Magda ma zamiar korzystać z usług litewskiego podwykonawcy. Jak będzie wyglądało rozliczenie VAT?

Ze względu na zmiany, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku, ani Magda, ani jej litewski podwykonawca nie będą już wypełniali wykazów sprzedaży UE. Magda nie jest już objęta unijnymi wymogami dotyczącymi wystawiania faktur, natomiast do dobrych praktyk handlowych należy umieszczanie numeru VAT klienta (czyli w tym przypadku firmy Format GmbH) wraz z adnotacją o odwrotnym obciążeniu, gdyż to pomaga klientowi w rozliczaniu z jego lokalnym urzędem podatkowym.

Jest to usługa typu B2B, więc miejscem świadczenia usług jest kraj siedziby klienta, czyli Polska i dlatego wynagrodzenie Magdy nie będzie podlegało brytyjskiemu podatkowi VAT.

Jeżeli chodzi o usługę wykonywaną dla spółki Imagine Ltd przez litewskiego podwykonawcę, sytuacja podatkowa będzie rozpatrywana analogicznie. Usługobiorcą jest firma brytyjska, zatem miejscem świadczenia usług jest Wielka Brytania.

Podwykonawca litewski wystawi Magdzie fakturę VAT 0% z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. Magda rozliczy się z brytyjskim urzędem podatkowym poprzez wpisanie kwoty podatku w rubryce 1 (podatek należny) oraz 4 (podatek naliczony). Kwota netto otrzymana za usługę pojawi się w rubryce 6 (należne) oraz 7 (naliczone). W rubryki 2, 8 i 9 po brexicie wpisuje się wartość „0”.

Dodatkowa kwestia, która się pojawi przy okazji tej trójstronnej transakcji, to rozliczenie wydatków poniesionych przez Imagine Ltd oraz litewskiego wykonawcę w trakcie wykonywania pracy na terenie Polski, które zawierały w swojej cenie polski podatek VAT.

VAT ten obydwie firmy mogą odzyskać poprzez złożenie wniosku z załączonymi fakturami wydatków do polskich organów podatkowych na podstawie 13-stej Dyrektywy, z uwzględnieniem możliwych lokalnych ograniczeń dotyczących podatku VAT.

Z racji tego, że Zjednoczone Królestwo nie jest już częścią wspólnotowego rynku usług, Magda powinna upewnić się, że nie została omyłkowo obciążona przed swojego podwykonawcę zagranicznym podatkiem VAT.