Najlepsze aplikacje do pracy zdalnej w dla firm

Praca zdalna to rozwiązanie, które jest coraz powszechniej stosowane i nic nie wskazuje na to, żeby sytuacja wróciła do stanu sprzed pandemii, kiedy praca online nie była jeszcze tak popularna. Temat pod względem wad i korzyści omawialiśmy już uprzednio w tym artykule. Tym razem skupimy się na narzędziach, ułatwiających organizację i efektywność pracy zdalnej.

Zarządzanie zespołem zdalnym nie należy do łatwych zadań, a ograniczenia wynikające z komunikacji na odległość mogą przysporzyć wiele trudności. Nie powinny się one jednak negatywnie odbijać jakości pracy wykonywanej w zespołach zdalnych. Z pomocą przychodzą narzędzia internetowe umożliwiające wygodną komunikację w zespole, wzajemne udostępnianie plików czy też planowanie zadań do wykonania. Poniżej znajdziesz pobieżne omówienie takich aplikacji.

Preferencje użytkowników oczywiście będą się różnić w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, liczebności zespołu itp., jednak każdy może wybrać coś, co najlepiej spełnia jego  oczekiwania.

Jakie cechy powinny mieć dobre aplikacje do chatu zespołowego?

Dostępność łatwego łączenia audio i wideo jest dla pracy zespołowej online kluczowa. Można wybierać wśród wielu aplikacji – związane to jest z równie dużym zróżnicowaniem strukturalnym firm. Jakie zatem cechy powinna mieć dobra aplikacja do chatu?

Możliwość wyboru uczestników chatu i łatwe dołączanie do rozmowy

Aplikacje, które najlepiej spełniają swoje zadanie, pozwalają na wybór, kto i jakie treści ma widzieć. Czasem konwersację powinna widzieć cała firma, a czasem jedynie wybrane osoby. Dobra aplikacja do czatu powinna umożliwiać swobodne dołączanie się współpracowników poprzez oznaczanie ich i wciąganie do rozmowy.

Łatwe wyszukiwanie konkretnych chatów

Wyszukiwanie z funkcją filtrowania wyników to bardzo przydatna funkcja. Wówczas w razie potrzeby można łatwo znaleźć zapis konkretnego chatu i potrzebne informacje.

Funkcja audio i wideo

Możliwość włączenia opcji chatu audio i wideo połączona z możliwością udostępniania pulpitu to kolejna bardzo pożądana cecha.

Łatwośc obsługi

Nawigowanie w aplikacji powinno być maksymalnie ułatwione i pozbawione zbędnych elementów, z udostępnionymi skrótami klawiaturowymi lub gestami w przypadku urządzeń mobilnych, tak, aby łatwo można było przechodzić z jednego kanału na drugi. Do dzielenia się plikami powinno wystarczyć proste kliknięcie i przeciągnięcie. Najlepiej też, jeżeli linki mają wbudowany podgląd.

Aplikacje do chatu zespołowego

1. Slack - każdy zespół ma kanał ogólny przeznaczony dla całej firmy. Natomiast większość codziennych rozmów odbywa się w kanałach związanych z konkretnym zespołem lub projektem. O uczestnictwie w konkretnych kanałach decydują uczestnicy, dzięki czemu nie tracą czasu na błąkanie się po projektach, które ich nie dotyczą. Rozmowy można podzielić na wątki, w których uczestnictwo trzeba zasubskrybować. Można oznaczać inne osoby, jeśli potrzebujesz ich uczestnictwa w konwersacji. Slack posiada właściwie wszystkie potrzebne do wygodnego chatowania cechy. Jego wada to cena, wziąwszy pod uwagę, że nie jest to część żadnego pakietu.
2. Microsoft Teams – to aplikacja przeznaczona raczej dla dużych firm podzielonych na mniejsze grupy. W ten sam sposób jest też strukturalnie zorganizowana – na zasadzie drzewa, z wieloma poziomami wątków konwersacyjnych. Wyróżnia się rozbudowanymi funkcjami współpracy w powiązaniu z pakietem Microsoft Office. Natomiast wdrożenie aplikacji jest dość czasochłonne. Przebiega łatwiej, jeśli zespół już korzysta z pakietu Microsoft.
3. Google Chat – ta opcja jest najlepsza, jeśli firma już wcześniej korzystała z przestrzeni roboczej Google. Rozmowy są podzielone na pokoje i na wątki. Można stworzyć dowolną ilość pokoi, które można swobodnie opuszczać i do nich dołączać. Główną zaletą tego chatu jest fakt, że jest to część całego rozbudowanego systemu aplikacji Google, co bardzo ułatwia korzystanie. Na przykład dla zorganizowanie spotkania wystarczy oznaczyć osobę w Google Meet i podać datę – spotkanie ląduje od razu w kalendarzu wraz z linkiem Google Meet do wideokonferencji. Lista zadań w pokojach konwersacyjnych łączy się z Google Tasks, i tak dalej.
4. Discord – ta aplikacja powstała z myślą o graczach (do ułatwienia grania w gry kooperacyjne), ale obecnie funkcjonuje w szeroko pojętej społeczności internetowej. Nie jest dostosowana konkretnie do działalności biznesowej, ale każda firma może na nim pracować, bo cechą charakterystyczną tego chatu jest opcja zawsze włączonych rozmów. Możesz wyłączyć mikrofon, ale chat pozostaje zawsze włączony. Tak jak w innych aplikacjach, Discord udostępnia kanały tekstowe, które można dodać w dowolnej ilości wraz z podziałem na wątki, zatem umożliwia pracę zespołową nad wspólnym dokumentem. Umożliwia też udostępnianie ekranu w dowolnej aplikacji i rozmowy wideo. Jego wielką zaletą jest fakt, że jest właściwie darmowy – płatne funkcje nie należą do kluczowych.

Aplikacje do wideokonferencji

Wziąwszy pod uwagę, że spotkania fizyczne należą obecnie do wyjątków, jakość połączeń video stała się dla wielu biznesów sprawą bardzo istotną. Cechy, jakie powinny mieć aplikacje do wideokonferencji to:

• wysoka jakość obrazu i dźwięku;
• niezawodność;
• łatwe planowanie (z funkcją dodawania do kalendarza) i inicjowanie spotkań;
• funkcje ułatwiające współpracę (niezbędne minimum to udostępnianie ekranu i chat);
• łatwo dostępna funkcja nagrywania wideo;
• możliwość łatwego dodawania dowolnych uczestników rozmowy.

Poniżej prezentujemy kilka wiodących i najbardziej przyjaznych w obsłudze.

1. Zoom – po zainstalowaniu oprogramowania korzystanie z tej aplikacji jest dziecinnie proste i bardzo łatwo jest również dołączyć do spotkania. Ważna cecha Zoom to niezawodność – będzie można rozmawiać nawet jeśli masz słabe połączenie, jednak wówczas rozmowa będzie miała nieco niższą jakość. Dostępne są pełnowymiarowe nagrania, chat tekstowy i udostępnienia ekranu w kilku opcjach, a ponadto wirtualna tablica oraz transkrypcja w czasie rzeczywistym (aczkolwiek ta funkcja nie działa jeszcze idealnie) i inne. Jest to na ten moment wiodąca aplikacja, jeżeli chodzi o prowadzenie zespołowych rozmów wideo.
2. Webex Meetings – kilka lat temu niezbyt udana aplikacja, obecnie wyróżnia się wysoka jakością wideo i audio. Programu można używać z zainstalowanej aplikacji, ale także i bezpośrednio z sieci. Posiada ponadto bardzo rozbudowane funkcje współpracy, z doskonałą tablicą i opcjami udostępniania.
3. Google Meet – działa wyłącznie w przeglądarce, co ma zalety (nie trzeba niczego instalować), ale i wady – w przypadku dużych połączeń jakość wideo jest wyraźnie obniżona. Jest zintegrowana z innymi aplikacjami Google, zatem umożliwia bardzo wygodne użytkowanie. Transkrypcja w czasie rzeczywistym jest tu najlepszej jakości, zwłaszcza w języku angielskim.
4. Microsoft Teams – omówiony wstępnie w poprzednim rozdziale, program ten ma bardzo rozbudowaną funkcję wideokonferencji, z doskonale zaprojektowaną wirtualną tablicą i świetną jakością wideo, które sprawdza się nawet w przypadku dużych połączeń konferencyjnych. Dołączanie nie jest jednak tak proste jak w przypadku Zoom.
5. Skype – znany nie od dziś, jest również sprawnym narzędziem do wideokonferencji. Można go używać bezpłatnie na dowolnym urządzeniu, posiada opcję nagrywania sesji, jest zintegrowany z Microsoft OneDrive, co umożliwia przesyłanie dużych plików. Ma jednak zamknięte środowisko, niemożliwe do integracji z większością powszechnie używanego oprogramowania oraz nieco przestarzały i mało intuicyjny interfejs. Długotrwałe współdzielenie ekranu zajmuje mu dużo pamięci i bywa, że program się wówczas laguje.
6. Whereby – o tej aplikacji warto wspomnieć ze względu na jej funkcjonalną prostotę. Działa ona w oparciu o przeglądarkę, przy czym np. umożliwia rzeczywistą edycję plików Google Docs, gdyż one także są tam otwierane w czasie rzeczywistym.

Aplikacje do udostępniania plików

Nie trzeba nikogo przekonywać, że możliwość dzielenia się dokumentami to podstawa owocnej współpracy. Jest wielka ilość programów, które to umożliwiają. My prezentujemy tylko kilka.

1. Google Drive – kolejne narządzie z pakietu Google. Umożliwia przechowywanie plików w chmurze i dowolne udostępnianie je różnym użytkownikom w bardzo efektywny sposób poprzez kooperację dużej ilości platform i aplikacji wchodzących w pakiet Google Workspace.
2. DropBox – w wydaniu biznesowym zapewnia efektywną wymianę plików połączoną z bezpieczeństwem i łatwością obsługi. Dane również są przechowywane w chmurze. Funkcjonalność DropBox jest na tyle rozszerzona, że jest to pełnowartościowa platforma do udostępniania plików. Nie można ich jednak edytować online. Niemożliwe jest również zarządzanie kluczem prywatnym i niedostępna jest funkcja rozpoznawania tekstu (OCR) dla skanowania mobilnego. Oferuje funkcję bezpieczeństwa remote-wipe.
3. Microsoft OneDrive – posiada bardzo przyjazny i intuicyjny interfejs, współpracuje wydajnie z innymi programami i aplikacjami z grupy Microsoft. Opcje współdzielenia plików są doskonale rozwinięte wraz z możliwościami wspólnej ich edycji i synchronizacją. Minusem jest relatywnie niewielka ilość bezpłatnej pamięci masowej oraz brak opcji tworzenia kopii zapasowej wszystkich folderów na dysku.
4. Apple ICloud – jak we wszystkich produktach Apple, najlepiej korzystać z tego narzędzia, jeżeli reszta używanych przez Ciebie aplikacji i urządzeń jest również produkcji Apple – wówczas współpraca jest bardzo efektywna i łatwa, a dane można przesyłać bardzo szybko – pod warunkiem, że wszyscy w grupie mają Apple ID. Nie działa dla klientów Android i Linux. Jest to relatywnie kosztowne narzędzie – z łatwością można znaleźć opcje z większą ilością miejsca do przechowywania za mniejsze pieniądze oraz z bardziej rozbudowanymi opcjami udostępniania.
5. SpiderOak - oferuje szereg planów przechowywania w chmurze, które obejmują udostępnianie plików metodą "przeciągnij i upuść", a także odzyskiwanie danych. Interfejs internetowy Share Room pozwala na tymczasowe, samoniszczące się udostępnianie plików. Jest to lider w dziedzinie bezpieczeństwa pamięci masowej w chmurze – zapewnia najnowocześniejsze rozwiązania w zakresie bezpiecznego udostępniania plików.

Aplikacje do zarządzania zadaniami

Oferta takich aplikacji na rynku jest bardzo szeroka. Przyjrzyj się im zatem dokładnie pod kątem funkcjonalności dla Twojej firmy. Na przykład, jeżeli w swojej pracy potrzebujesz udostępniać dane nie tylko współpracownikom, ale też klientom – wybrana aplikacja powinna zawierać taką opcję, najlepiej połączoną ze stopniowaniem uprawnień. Przetestuj też, jaki widok interfejsu najlepiej się sprawdzi: dla jednych najłatwiejszy w obsłudze jest widok w stylu kanban; inni potrzebują wykresów Gantta lub wykresów osi czasu. Poniżej, za artykułem Forbes’a przytaczamy najnowszy ranking 10 najlepszych (zdaniem autorów) aplikacji zarządzających:

• monday.com: Best Overall Task Management Software
• Airtable: Best for Visual Representation of Tasks
• ClickUp: Najlepsze dla firm dbających o budżet
• Todoist: Najlepsze dla prostego zarządzania zadaniami
• Teamwork: Najlepszy do zarządzania zespołami zdalnymi
• Asana: Najlepszy do zarządzania dużymi zespołami
• Basecamp: Najlepszy w przypadku opłat ryczałtowych
• Wrike: Najlepszy do dostosowania aplikacji dla konkretnych zespołów
• Trello: Najlepszy dla początkujących i nowych firm
• Smartsheet: Najlepszy dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych

Skuteczna praca zespołów zdalnych bez wykorzystania wyżej opisanych narzędzi byłaby niezwykle trudna i zajmowałaby znacznie większą ilość czasu. Dostępność aplikacji sprawia, że odległość przestaje być problemem dla realizacji projektów i znacznie poprawia efektywność pracy. Warto wypróbować różne aplikacje dla zespołów zdalnych i przekonać się, które z nich sprawdzą się najlepiej w przypadku Twojego zespołu.