Rozliczenie wydatków poniesionych na stronę internetową w UK

O kosztach ponoszonych przez firmy na stronę internetową mówi manual HMRC. Wynika z niego, że tworzenie, utrzymanie i modernizacja strony internetowej nie podlegają jednakowemu rozliczeniu podatkowemu.

Początkowo HMRC traktowało wydatki związane ze stroną internetową w taki sam sposób – jak witrynę sklepową, czyli jako coś, co prezentuje firmę klientom i nie pełni poza tym żadnej innej roli. Zatem wydatek taki był klasyfikowany jako kapitałowy. To podejście jednak ewoluowało wraz ze zmianą funkcji, jaką obecnie zazwyczaj pełni witryna internetowa w prowadzeniu biznesu. Ulepszenia i aktualizacja strony są traktowane jak zmiana sklepowej ekspozycji i wliczane do kosztów uzyskania przychodu.

Co składa się na koszty strony internetowej?

Mogą to być następujące elementy:

• Zakup i odnowienie nazwy domeny;
• Koszty hostingu;
• Koszty oprogramowania;
• Koszty rozwoju;
• Koszty projektowania;
• Koszty badań i planowania;
• Koszty sprzętu komputerowego;
• Aktualizacja treści;
• Odświeżenie / przeprojektowanie lub rebranding istniejącej strony internetowej.

Powstaje pytanie, jak wyżej wymieniane wydatki są obecnie klasyfikowane podatkowo przez HMRC, czyli co jest zwykłym kosztem uzyskania przychodu, a co wydatkiem kapitałowym?

Zwykły koszt czy wydatek kapitałowy (revenue expenditure or capital expense)?

Odpowiednia klasyfikacja tych wydatków jest istotna szczególnie, jeżeli Twoja strona internetowa jest bardziej złożona albo używana do sprzedaży lub do innego generowania przychodów. Zaliczenie kosztów do odpowiedniego rodzaju nie zawsze jest łatwym zadaniem.

Co to jest zwykły koszt uzyskania przychodu?

Koszty te ponosisz na prowadzenie działalności w danym roku rozrachunkowym. Pieniądze są wydawane (lub należne) w danym roku, a zakupiony przedmiot lub usługa są zazwyczaj zużywane w tym samym roku. Poniesiony wydatek uwzględnia się w sprawozdaniu finansowym za tenże rok. A zatem wszelkie koszty związane z aktualizacją czy modyfikacją strony będą kosztem uzyskania przychodu, natomiast zakup domeny już nie.

Wydatki na stronę internetową jako koszty uzyskania przychodu

Wszystkie koszty związane z bieżącym utrzymaniem strony, jak aktualizacja treści, szczegółów dotyczących cen i specyfikacji produktów, są zaliczane do kosztów bieżących prowadzenia firmy i odliczane od zysków w rocznym rozliczeniu podatkowym.

Czasami wydatki trudno jest sklasyfikować. Tak bywa np. z badaniami poprzedzającymi rozwój lub przebudowę strony internetowej. Jednakże zwykle HMRC zgadza się na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku, gdy strona internetowa jest prosta, zawierająca jedynie dane kontaktowe oraz podstawowe informacje o produktach lub usługach i  jest używana tylko do reklamowania działalności, będzie ona zwykle kosztem uzyskania przychodu, ponieważ nie przyczynia się bezpośrednio do sprzedaży ani nie wpływa w istotny sposób na funkcjonowanie biznesu.

Co jest wydatkiem kapitałowym?

Jest to wydatek na składnik aktywów, który będzie wykorzystywany przez firmę przez kilka lat. W księgach rachunkowych koszt poniesienia takich wydatków rozkłada się na cały okres używania zakupionych aktywów. Jeżeli przewidujesz, że np. kupiona drukarka będzie używana w firmie przez następne 5 lat, zanim trzeba będzie ją wymienić na nową, wówczas co roku odliczasz 1/5 jej wartości.

Aby strona internetowa została zaliczona do wydatków kapitałowych, musi ona pełnić funkcję bardziej rozbudowaną niż tylko reklamowanie Twojej działalności. Powinna zatem np. dostarczać szczegółowych informacji o produktach czy usługach, umożliwiać zamówienia czy zakup produktów zwykłych lub/i cyfrowych – generalnie powinna bezpośrednio generować przychód lub pełnić ważną rolę w procesie uzyskania przychodu.

Na stronie HMNRC można znaleźć zalecenie, że należy ustalić, czy strona internetowa ma okres użytkowania taki, jakiego zwykle oczekuje się od składnika aktywów kapitałowych.

Koszty strony internetowej jako wydatek na maszyny i urządzenia (plant and machinery)

Wydatki tego rodzaju umożliwiają skorzystanie z odliczenia kapitałowego (Capital allowance – CA). Oznacza to, że można od podatku odliczyć część lub całą wartość zakupu. Są to np. samochody, furgonetki, sprzęt, maszyny, komputery, meble i inne podobne przedmioty wykorzystywane w działalności. W przeszłości aktywa zaliczane do „plant and machinery” musiały być rzeczywistym, istniejącym fizycznie przedmiotem, ale to się już zmieniło. Niektóre koszty strony internetowej są obecnie klasyfikowane jako „maszyny i urządzenia” ze względu na fakt, że w dzisiejszych czasach na większości stron internetowych klienci mogą zamówić towar lub usługę, skontaktować się z firmą i uzyskać szczegółowe informacje na temat interesującej ich transakcji, a zatem strona internetowa to obecnie ważne narzędzie biznesowe, które z powodzeniem może być traktowane jako długoterminowy środek trwały. W rezultacie niektóre koszty strony internetowej kwalifikują się do ulgi kapitałowej na zakup maszyn i urządzeń w zeznaniu podatkowym.

Do takich wydatków należy:

• zakup nazwy domeny;
• zakup sprzętu komputerowego związanego z funkcjonalnością strony internetowej;
• zakup oprogramowania operacyjnego związanego z funkcjonalnością strony internetowej;
• zakup zastępczej strony internetowej, jeśli takiej potrzebujesz.

Jako uznawane za „plant and machinery”, wydatki te umożliwiają ubieganie się o ulgi kapitałowe w ramach rocznej ulgi inwestycyjnej (annual investment allowance – AIA), co oznacza możliwość odliczenia kapitałowego w wysokości do £200,000 za rok finansowy, w którym wydatek typu „plant and machinery” został poniesiony.

Koszty rozwoju nowej strony internetowej dla Twojej firmy (nawet z tą samą nazwą domeny) również mogą być traktowane jako wydatki kwalifikujące się do odpisów kapitałowych.

Upraszczając: pierwotne koszty utworzenia strony internetowej (lub koszty znaczącego przeprojektowania strony na tej samej domenie w taki sposób, że wygląda jak nowa) będą stanowiły wydatki kapitałowe, natomiast wszelkie wydatki poniesione tytułem regularnej aktualizacji strony będą wliczone w koszty uzyskania przychodu. Nie sprawdzi się natomiast określenie wydatku po prostu jako koszty marketingowe, gdyż na podstawie takiego opisu kosztu nie sposób jest określić czy jest to koszt kapitałowy, czy zwykły koszt uzyskania przychodu, ponieważ wydatki marketingowe mogą być klasyfikowane jako składnik w obu grupach. Istotne jest zatem, aby podjąć decyzję posiadając wszystkie potrzebne informacje i szczegóły – lub też zadbać o dostarczenie ich swojemu księgowemu.

 Ważne! Zadbaj o dobre, szczegółowe zestawienie kosztów, które umożliwi bezproblemowe i odpowiednie przypisanie ich do celów podatkowych.