Samozatrudnienie w UK – co można odliczyć od podatku

Przyszedł do nas klient z mocno zaniedbaną sprawą, prosząc o pomoc w wyprostowaniu sytuacji, w której się znalazł w dużej mierze dzięki bardzo nieprofesjonalnym poradom polskiego biura rachunkowego.

Błędy w rozliczeniu samozatrudnienia - czym zrócisz uwagę HMRC

Pan Wojciech prowadzi własną działalność na zasadzie samozatrudnienia (self-employment). W roku 2019 złożył zeznanie podatkowe za rok 2018/19, w którym uwagę urzędu podatkowego zwróciły niezwykle zawyżone koszty zakupu samochodu dostawczego typu van, co spowodowało wszczęcie postępowania sprawdzającego. W jego toku pojawiły się opisane poniżej kwestie.

Rozliczenie kosztów samozatrudnienia - przychody bez faktur

Dostarczone faktury opiewały na kwotę około 50,000 funtów, ale jednocześnie wykazano przychody w wysokości 40,000 funtów (rozbieżność wyniosła 13,000 funtów), czyli nie wszystkie wpłaty na konto biznesowe mogły być powiązane z odpowiednimi fakturami sprzedaży.

Niezaksięgowane przychody

Pan Wojciech część opłat za swoje usługi obierał „do ręki” i urząd skarbowy pewnie by się o tym nie dowiedział, gdyby nie fakt, że pieniądze te pojawiały się przelewem z konta oszczędnościowego na konto biznesowe, kiedy panu Wojtkowi brakowało pieniędzy na materiały. HMRC dało panu Wojtkowi 12 miesięcy na uzupełnienie brakującej dokumentacji, w tym poprosiło o wyciągi z konta oszczędnościowego. Wyciągi te nie zostały dostarczone, zatem stanowiły niezaksięgowany wpływ, który powinien zostać zadeklarowany w rocznym zeznaniu.

Zawyżone koszty samozatrudnienia - samochód dostawczy

W sumę kosztów prowadzenia firmy wliczono wydatki związane z samochodem dostawczym w wysokości około 7,000 funtów, na które złożyły się płatności ratalne za samochód oraz depozyt w wysokości około 5,000 funtów. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że pan Wojciech nabył swojego vana w trybie zwanym „hire purchase”, który jest rodzajem pożyczki i do momentu dokonania pełnej zapłaty nie posiada się własności nabytego w ten sposób towaru. Pan Wojciech zatem wynajmował vana i nie był jego właścicielem. Podatkowo hire purchase uniemożliwia zaliczenie jako koszt prowadzenia biznesu spłat ratalnych za „wynajmowany” towar, którym w tym momencie był samochód dostawczy. W koszty można wliczyć jedynie odsetki wygenerowane przez spłaty ratalne, jak również koszty paliwa, ubezpieczenie, MOT i naprawy. Według HMRC suma ta jednak nie przekroczyła 2,500 funtów, a zatem nieprawidłowo zgłoszono jako koszt kwotę w wysokości 4,500 funtów. Niesolidni księgowi wliczyli nie tylko pełną kwotę zapłaty za samochód, ale wykorzystali go w rocznej uldze inwestycyjnej (annual investment allowance), a zatem wartość vana została tym sposobem niejako odliczona podwójnie. Nic dziwnego, że tak duże kwoty odliczeń zwróciły uwagę HMRC i stanowiły podstawę wszczęcia postępowania sprawdzającego względem firmy pana Wojtka.

Koszty samozatrudnienia bez faktur

Pan Wojciech zadeklarował ponad 5,000 funtów wydanych na materiały, jednak nie przedstawił na te wydatki dowodu w postaci faktur lub rachunków.

Zawyżone wydatki związane z pracą z domu (work from home expenses)

W koszty zaliczane jako powstałe na skutek pracy z domu wliczono nieprawidłowo wszystkie koszty ponoszone przez gospodarstwo domowe pana Wojciecha, włącznie ze spłatami kredytu hipotecznego, podatkiem komunalnym, opłatami za prąd itp. Co zatem i w jakich okolicznościach można odliczyć? 

Wydatki stałe

Po pierwsze, trzeba określić powierzchnię tej części domu, którą zamierza się wykorzystywać zawodowo oraz ile godzin dziennie i przez ile dni w tygodniu powierzchnia ta będzie wykorzystywana do pracy. Można robić to bardzo dokładnie poprzez obliczenie jaki procent powierzchni mieszkania stanowi powierzchnia wykorzystywana na działalność, ale najczęściej stosowany sposób opiszemy na następującym przykładzie, zaczerpniętym ze strony HMRC:

Przykład.

Rachunek za prąd wynosi rocznie 400 funtów. W mieszkaniu są cztery pokoje i jeden z nich jest wykorzystywany wyłącznie dla celów zawodowych jako biuro. Przyjmujemy, że każdy z pokoi powoduje zużycie tej samej ilości energii elektrycznej, a zatem:

£400 : 4 = £100

Następnie należy określić, ile dni w tygodniu w biurze tym pracujemy – pamiętaj, że nikt nie uwierzy iż np. pan Kowalski, który jest taksówkarzem pracuje nad firmową dokumentacją w swoim biurze przez 7 dni w tygodniu. Na potrzeby naszego przykładu przyjmujemy, że jest to jeden dzień w tygodniu, a zatem:

£100 : 7 = £14.29

W przypadku rachunków za Internet i telefon:

Jeżeli przyjmiemy, że miesięczny rachunek za Internet to 30 funtów, osoba samozatrudniona musi oszacować PU & BU czyli Private Use & Business Use. Przykładowo, jeśli określimy, że 30% tego rachunku to koszta biznesowe, wówczas:

£30 x 30% = £9

Tyle z rachunku za Internet będzie można odliczyć jako koszt biznesowy.

Znaczenie ma też rodzaj prowadzonej działalności – na przykład informatyk będzie dostawał znacznie mniejsze rachunki za prąd niż ktoś, kto zawodowo przygotowuje w domu wypieki na sprzedaż.

Nie można natomiast wliczać jako koszt działalności osobno opłat za wodę – chyba, że zużywasz ją w dużej ilości zawodowo, ale wówczas musisz mieć założony w tym celu osobny licznik.

Analogicznie można odliczyć wszystkie ponoszone w mieszkaniu koszty stałe. Pamiętaj jednak, że wyliczenie musi być proporcjonalne – a nie zawyżone. Jeśli HMRC wyłapie zawyżone koszty biznesowe w Twoim zeznaniu, możesz stać się podmiotem postępowania sprawdzającego.

Tutaj znajduje się link do strony HMRC, gdzie znajdziesz więcej informacji na temat dozwolonych kosztów biznesowych dla osób samozatrudnionych.

Uwaga! Do kosztów nie można wliczać spłat kredytu hipotecznego (mortgage). Odliczeniu proporcjonalnemu mogą podlegać jedynie odsetki od tego kredytu.

Wydatki bieżące

Są to wydatki poniesione na przykład w związku z remontem. Ponownie, kwota kosztów musi być wyliczana proporcjonalnie do powierzchni i czasu spędzanego na pracy.

Koszty pracy w domu nie muszą być wyliczone co do pensa. Jednak nadmiernie zawyżone z całą pewnością wzbudzą podejrzliwość fiskusa.

Samozatrudnienie - uproszczona kalkulacja kosztów (flat rate per month)

Jeżeli Twoje koszty pracy w domu są niewielkie i nie chce Ci się wszystkiego drobiazgowo wyliczać, możesz skorzystać ze stałych miesięcznych stawek określonych odgórnie przez HMRC, które stosuje się w oparciu o czas, który przeznaczasz na prace w domu:

25 do 50 godzin miesięcznie - £10;

51 do 100 godzin miesięcznie - £18;

101 i więcej godzin miesięcznie - £26.

UWAGA! Flat rate dotyczy tylko osób samozatrudnionych.

Więcej na temat stałych stawek znajdziesz pod tym linkiem do rządowej strony. 

Jak potoczyła się historia Pana Wojciecha? HMRC dało mu 12 miesięcy na uzupełnienie brakującej dokumentacji. Pan Wojciech próbował kontaktować się z księgowymi, którzy udzielili mu tak nieprofesjonalnej i mylącej porady, ale nie był wstanie uzyskać z nimi kontaktu. Dokumentacja, o którą prosiło HMRC w większości nie została do urzędu przesłana – głównie dlatego, że takowej nie było. Po upływie terminu na złożenie wyjaśnień pan Wojciech po prostu zapłacił wyliczony przez HMRC domiar do podatku. W tym miejscu należy dodać, że najgorszym wyjściem jest „schowanie głowy w piasek” i nieodpowiadanie na listy urzędu – wówczas kończą się pertraktacje i krnąbrnemu podatnikowi od razu zostaje wymierzona kara, zwykle w dużej wysokości.

Kwestia niesolidnych księgowych to temat na osobny artykuł, który postaramy się wkrótce zamieścić na portalu Mamona, gdyż jest to problem, na który natykamy się często w naszej praktyce. Na ten moment jedynie zwracamy Twoją uwagę na fakt, że nawet jeżeli Twoją księgowość prowadzi jakaś firma rachunkowa, masz z nią podpisaną umowę i to ona składa do HMRC Twoje deklaracje podatkowe – to Ty ponosisz pełną odpowiedzialność przed urzędem podatkowym. Należy zatem dołożyć dużej staranności tak w wyborze księgowych, jak i przy sprawdzaniu, co właściwie znajduje się w składanych do fiskusa rocznych zeznaniach.