Jak odliczyć koszty pracy z domu w UK?

Dziś przybliżamy generalne zasady dokonywania odliczeń podatkowych przez osoby będące na samozatrudnieniu lub w spółce partnerskiej (general partnership) z myślą o zbliżającym się terminie złożenia rocznego rozliczenia Self Assessment (31 stycznia).

Pamiętaj! Wszystkie odliczenia muszą być udokumentowane za pomocą odpowiednich rachunków. Ich brak spowoduje, że w razie kontroli będziesz miał kłopoty z urzędem skarbowym, bo Twoje odliczenia nie zostaną uwzględnione.

Rodzaje wydatków firmowych self-employed

Jeżeli jako osoba samozatrudniona (albo pozostająca w spółce partnerskiej – general partnership) wykorzystujesz swój dom do celów biznesowych, praca ta generuje dwa rodzaje wydatków:

Praca z domu w UK – wydatki stałe

Są to wydatki regularne, zazwyczaj w tej samej wysokości przez cały rok podatkowy, np. czynsz, council tax, ubezpieczenie nieruchomości. Nie możesz jednak odliczyć ich w całości – tylko część wykorzystywaną na cele działalności gospodarczej.

Przykład.

Rachunek za prąd wynosi rocznie 400 funtów. W mieszkaniu są cztery pokoje i jeden z nich jest wykorzystywany wyłącznie dla celów zawodowych jako biuro. Przyjmujemy, że każdy z pokoi powoduje zużycie tej samej ilości energii elektrycznej, a zatem:

£400 : 4 = £100

Następnie należy określić, ile dni w tygodniu w biurze tym pracujemy – pamiętaj, że nikt nie uwierzy iż np. pan Kowalski, który jest taksówkarzem pracuje nad firmową dokumentacją w swoim biurze przez 7 dni w tygodniu. Na potrzeby naszego przykładu przyjmujemy, że jest to jeden dzień w tygodniu, a zatem:

£100 : 7 = £14.29

W przypadku rachunków za Internet i telefon:

Jeżeli przyjmiemy, że miesięczny rachunek za Internet to 30 funtów, osoba samozatrudniona musi oszacować PU & BU czyli Private Use & Business Use. Przykładowo, jeśli określimy, że 30% tego rachunku to koszta biznesowe, wówczas:

£30 x 30% = £9

Tyle z rachunku za Internet będzie można odliczyć jako koszt biznesowy.

Znaczenie ma też rodzaj prowadzonej działalności – na przykład informatyk będzie dostawał znacznie mniejsze rachunki za prąd niż ktoś, kto zawodowo przygotowuje w domu wypieki na sprzedaż.

Nie można natomiast wliczać jako koszt działalności osobno opłat za wodę – chyba, że zużywasz ją w dużej ilości zawodowo, ale wówczas musisz mieć założony w tym celu osobny licznik.

Analogicznie można odliczyć wszystkie ponoszone w mieszkaniu koszty stałe. Pamiętaj jednak, że wyliczenie musi być proporcjonalne – a nie zawyżone. Jeśli HMRC wyłapie zawyżone koszty biznesowe w Twoim zeznaniu, możesz stać się podmiotem postępowania sprawdzającego.

Tutaj znajduje się link do strony HMRC, gdzie znajdziesz więcej informacji na temat dozwolonych kosztów biznesowych dla osób samozatrudnionych.

Uwaga! Do kosztów nie można wliczać spłat kredytu hipotecznego (mortgage). Odliczeniu proporcjonalnemu mogą podlegać jedynie odsetki od tego kredytu.

Praca z domu w UK - wydatki bieżące

Są to wydatki nieregularne, jednak – uwaga – jedynie pozostające w ścisłym związku z częścią lokalu wykorzystywaną na cele prowadzenia działalności gospodarczej lub w związku całością nieruchomości, włącznie z częścią, w której prowadzisz działalność. Tak jak w przypadku kosztów stałych, kwota musi być wyliczana proporcjonalnie do wykorzystywanej na pracę powierzchni i czasu. Takim wydatkiem bieżącym będzie na przykład adaptacja pomieszczenia, w którym masz firmowe biuro.

Jak prosto rozliczyć koszty pracy z domu jako self-employed?

Zamiast stosowania dość skomplikowanej metody odliczania kosztów rzeczywistych możesz ubiegać się o zryczałtowane miesięczne odliczenie. Jest to łatwiejsze i zdecydowanie bardziej opłacalne zwłaszcza wtedy, kiedy praca z domu nie zabiera Ci miesięcznie tak naprawdę zbyt dużo czasu.

Odliczenie kosztów pracy w domu ryczałtem w UK (flat rate)

Kwota o jaką można się ubiegać jest określona w przepisach podatkowych ITTOIA - Income Tax (Trading and Other. Income) Act 2005, czyli w ustawie o podatku dochodowym.

Zgodnie z wyżej wymieniona ustawą wysokość odliczenia jest uzależniona od liczby przepracowanych w domu godzin na miesiąc. I tak:

• pracując z domu od 25 do 50 godzin miesięcznie możesz odliczyć 10 funtów;
• pracując z domu od 51 do 100 godzin miesięcznie możesz odliczyć 18 funtów;
• Pracując z domu powyżej 100 godzin miesięcznie możesz odliczyć 26 funtów.

Warunki konieczne dla odliczenia podatkowego ryczałtem w UK

1. Czas podliczany na potrzeby odliczenia podatkowego musi być czasem spędzonym w domu całkowicie i wyłącznie (wholly and excusivelly) na prowadzeniu działalności gospodarczej.
2. Jeżeli w tym samym czasie w domu pracuje więcej niż jedna osoba, godzina jest liczona tylko raz.
3. Jeśli liczba godzin pracy w domu zmienia się w każdym miesiącu, wówczas kwota wydatku także będzie różna w każdym miesiącu. Należy jednak pamiętać, że odliczenia można dokonać jedynie wtedy, gdy w danym miesiącu przepracowano w domu co najmniej 25 godzin.
4. W przeciwieństwie do ryczałtu na wydatki związane z pojazdami (którego to wyboru rozliczania kosztów w odniesieniu do jednego pojazdu dokonuje się jednorazowo i potem nie można tego już zmienić), przedsiębiorca może w każdym okresie rozliczeniowym zdecydować, czy chce skorzystać ze zryczałtowanego wydatku na korzystanie z domu w celach służbowych, czy też złożyć wniosek o zwrot rzeczywistych wydatków.
5. Jeżeli mamy do czynienia ze spółką osobową (general partnership), te same zasady odliczeń muszą być stosowane w odniesieniu do domów wszystkich wspólników w danym okresie rozliczeniowym.

Rozliczanie ryczałtem jest bardziej korzystne dla podatników, którzy nie korzystają z usług biura rachunkowego. Dodatkowe opłaty za prowadzenie księgowości i tak „zjadłyby” oszczędności poczynione na rozliczeniu dokonywanym w postaci rzeczywistych wydatków.

Więcej na temat stałych stawek znajdziesz pod tym linkiem do rządowej strony.

Pamiętaj, że koszty pracy w domu nie muszą być wyliczone co do pensa. Jednak nadmiernie zawyżone z całą pewnością wzbudzą podejrzliwość fiskusa.

Poniżej prezentujemy 2 materiały video, z których dowiesz się, jak zrobić samodzielnie swoje roczne rozliczenie Self Assessment.