Jak odzyskać pieniądze za usługi, kiedy nie masz podpisanej umowy

 Pan Piotr prowadzi firmę Ltd od 2018 roku. Zatrudnia w niej prawie 50 osób na umowę o pracę oraz w oparciu o przepisy o podwykonawstwie budowlanym (Construction Industry Scheme – CIS). W październiku 2021 roku przyjął ofertę od znanej firmy deweloperskiej na wybudowanie dwóch osiedli mieszkalnych - ponad 300 domów i mieszkań.

Brak spisanych warunków współpracy początkiem problemów 

Pan Piotr rozpoczął współpracę z firmą deweloperską bez podpisania odpowiednich dokumentów, zawierających warunki współpracy. Jedynym śladem zatwierdzonych cen za podstawowe usługi (kit, roughing, finishing oraz final fix) był arkusz obliczeniowy w Excelu wysłany e-mailem. Ceny dodatkowych usług były ustalane ustnie. Na podstawie tak skąpej dokumentacji kilka miesięcy później pan Piotr nie był w stanie wyegzekwować zapłaty za świadczone usługi. 

Zdobycie zlecenia o tak dużej skali wymaga podania w przetargu konkurencyjnych cen za podstawowe usługi. Prawdziwy zysk przynoszą firmom budowlanym dodatkowe usługi (tzw. variations). Pan Piotr ustalał ceny mając to na uwadze. Niestety nie miał przygotowanego zakresu prac (scope of work), czyli dokładnie rozpisanych usług z wyszczególnieniem, które podlegają cenie podstawowej, a które nie. Duża firma deweloperska z wieloletnim doświadczeniem na rynku wykorzystała ten fakt oraz brak doświadczenia naszego klienta. 

Gdy pan Piotr wysyłał faktury, kontrahent przekreślał połowę kwot czerwonym długopisem i odsyłał je z powrotem. Najczęstszymi argumentami były niewystarczająca ilość szczegółów oraz nieuzasadniony koszt.   

Ustalenie zakresu prac i czasu ich wykonania

Rozwiązanie problemu w takiej sytuacji to skomplikowane przedsięwzięcie. Co należy po kolei zrobić, aby wykazać dokładnie, co, kiedy i za ile zostało zrobione?

Scope of work

Należy przygotować szczegółowo rozpisany scope of work każdej z głównych usług (kit, roughing, finishing oraz final fix), a następnie rozbić ceny proporcjonalnie do czasu, jaki dana czynność zajmuje pracownikom. Następnie na tej podstawie należy przygotować arkusze obliczeniowe na każdy z domów oraz jeden główny arkusz – Master spreadsheet – który stanowi podsumowanie tego, co już zostało wykonane.

Brak kontroli nad wpłatami od klienta

Kolejnym problemem był brak kontroli nad tym, co faktycznie zostało już opłacone. Pan Piotr niestety nie prowadził rozpiski wszystkich wpływów zgodnie z odsyłanymi do niego fakturami, przez co zdarzało mu się wystawiać fakturę za wcześniej już zapłacone usługi. Co więcej, gdy dostawał na początku od kontrahenta tzw. VAP Payment Sheets, czyli arkusze obliczeniowe z zalokowanymi do poszczególnych nieruchomości przelewami, poinformował go w pewnym momencie, że są mu one zbędne.

Odzyskujemy pieniądze od klienta

Brak wystarczających wpłat podczas realizacji tak dużego projektu to w branży budowlanej wyrok śmierci dla firmy – same koszty utrzymania pracowników w spółce pana Piotra to ponad 130,000 funtów miesięcznie! Trzeba więc działać szybko. Jeżeli już został opracowany szczegółowy wykaz prac zrobionych w każdym domu, następnym krokiem jest przedstawienie ich kontrahentowi oraz zrobienie dokładnej rozpiski zalokowanych wypłat. Teraz można przejść do negocjowania usług dodatkowych. Warto wówczas pomyśleć, czy wobec obecnej sytuacji ekonomicznej nie należy również renegocjować ceny za usługi podstawowe. Po przeprowadzeniu całej tej żmudnej pracy pan Piotr powrócił do wykonywania usług wyposażony w odpowiednie narzędzia administracyjne (arkusze obliczeniowe - spreadsheets, szablony faktur, itd.) oraz w świadomość jak ważne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem ustaleń zatwierdzonych przez kontrahenta.

Morał tej historii – pamiętaj o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji

Przyjmując do realizacji mniejszy czy większy projekt budowlany, pamiętaj o następujących kwestiach:

Podpisanie odpowiedniej umowy

Koniecznie podpisz odpowiednią umowę, zawierającą dokładnie wyszczególnione warunki współpracy oraz zakres obowiązków. Upewnij się, że Twój klient jest odpowiednio i wyczerpująco poinformowany - nie będzie wówczas rozczarowany, czy niemiło zaskoczony i nie wystawi Ci negatywnych opinii.

W przypadku większych i dłużej trwających projektów, takich jak realizowany przez pana Piotra, warto do umowy dopisać klauzulę o możliwości podwyżki cen co 6, 9 czy 12 miesięcy. Pamiętaj, że kiedy rośnie inflacja, Twoi pracownicy mogą słusznie zażądać podwyższenia swojego wynagrodzenia, a Ty jako pracodawca powinieneś to przewidzieć. 

Kontroluj swoje wpłaty

Kolejnym bardzo ważnym elementem prowadzenia firmy jest regularna kontrola wpłat od klientów. Bez tego nie jesteś w stanie wyegzekwować zaległych płatności ani sprawdzić czy dany projekt jest dla Ciebie opłacalny, czy też może ciągnie Twoją firmę w dół. 

Nie radzisz sobie – poszukaj fachowej pomocy

Jeżeli już jesteś w takiej sytuacji jak pan Piotr, lub też czujesz, że nie radzisz sobie z administracyjną stroną przedsięwzięcia, jak najszybciej zatrudnij pracownika, który będzie w stanie wykonać wszystkie wyżej opisane przez nas kroki, lub zwróć się o pomoc do specjalisty. Może nawet Twoje biuro księgowe będzie w stanie zapewnić Ci taką pomoc? Pamiętaj, że im dłużej zwlekasz, tym trudniejsze i bardziej kosztowne będzie „wyprostowanie” zaistniałej sytuacji.