Problemy z rejestracją VAT i jak sobie z nimi radzić

Według zasad HM Revenue and Customs czyli brytyjskiego urzędu podatkowego, wnioski o rejestrację VAT, składane przez przedsiębiorstwa po przekroczeniu przez nie progu 85,000 funtów obrotu, nie powinny być rozpatrywane dłużej niż 30 dni. Opóźnienia jednak mogą się zdarzać. W zeszłym roku były nawet dość powszechne jako jeden ze skutków pandemii oraz jako skutek wejścia w końcowy etap opuszczania Unii Europejskiej przez Wielką Brytanię.

Jednakże w normalnych warunkach rozpatrzenie wniosku odbywa się szybko i można uzyskać rejestrację nawet po 72 godzinach od momentu złożenia wniosku. Jeśli czekasz na rejestrację już zdecydowanie za długi okres czasu, należy pomyśleć jakie mogą być przyczyny braku odpowiedzi od HMRC oraz jak postępować, kiedy nadal nie masz numeru VAT, a jesteś już zobowiązany do odprowadzania należnego podatku.

Prawidłowo wypełniony wniosek

Jeżeli już długo czekasz na odpowiedź HMRC, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wniosek został wypełniony poprawnie.

1.    Dane adresowe– główny adres prowadzenia działalności powinien się zgadzać z adresem podanym we wniosku;
2.    Klasyfikacja branżowa – musi się ona zgadzać z faktyczną pracą wykonywaną przez przedsiębiorstwo;
3.    Zobowiązanie z tytułu podatku VAT: należy prawidłowo zidentyfikować obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT z tytułu działalności handlowej;
4.    Właściwy sygnatariusz – zwróć uwagę czy wniosek został podpisany przez uprawnioną osobę. Jeżeli mamy do czynienia z osobą prawną, sygnatariuszem musi być dyrektor, sekretarz firmy lub ktoś obdarzony formalnym upoważnieniem do złożenia podpisu w imieniu spółki;
5.    Data – data złożenia wniosku powinna być zgodna z okolicznościami, które zostały przedstawione w innym miejscu wniosku, gdzie podawany był cel jego złożenia. Zastanów się, jaką datę chcesz podać we wniosku – może być ona wcześniejsza, jeżeli jest to dla ciebie korzystne pod względem zwrotu podatku naliczonego. Nie można złożyć wniosku z datą późniejszą niż data jego faktycznego złożenia;
6.    Rachunek bankowy – zwróć uwagę czy dane konta bankowego są tożsame z danymi podatnika;
7.    Formularze uzupełniające – jeżeli są wymagane, powinny być dołączone do wniosku. Tak jest na przykład w przypadku wniosków dotyczących gruntów i nieruchomości, kiedy do wniosku winien być dołączony formularz VAT 5L. Formularz VAT 1614A powinien być dołączony, jeżeli chcesz zgłosić możliwość opodatkowania gruntów i budynków.

Wniosek składamy online

Złożenie wniosku w formie papierowej znacznie wydłuża proces rejestracji. Wykorzystanie drogi elektronicznej zapewnia szybkie dostarczenie wniosku do HMRC oraz gwarantuje wypełnienie wszystkich wymaganych pól, gdyż braki zostaną zasygnalizowane przez komputer. Dodatkowa zaleta złożenia wniosku online to możliwość uzyskania potwierdzenia, że wniosek dotarł do urzędu podatkowego.

Wystawianie faktur

Co robić w sytuacji, kiedy złożyłeś wniosek i czekasz na rejestrację, a musisz rozliczyć się z klientami? Jedną z opcji jest odłożenie w czasie wystawiania faktur do momentu uzyskania rejestracji, co pozwala na odzyskanie podatku wstecz. Jednak jest to możliwe właściwie tylko w przypadku wystawiania faktur innym firmom również zarejestrowanym jako płatnicy VAT, które z kolei mogą odzyskać podatek VAT w swoich własnych deklaracjach. Firmy niezarejestrowane jako VAT-owcy oraz zwykli konsumenci raczej nie będą chętni, aby zapłacić podatek VAT z datą wsteczną, a podatek jako należny, musi zostać zapłacony, co grozi pobraniem go z zysków przedsiębiorstwa.

Inne rozwiązanie to możliwość wystawienia faktury sprzedaży. Nie będzie to faktura VAT, bo do tego niezbędne jest posiadanie numeru VAT. Zamiast tego, na fakturze należy umieścić informację: „Wniosek o nadanie numeru VAT – faktura VAT zostanie wystawiona po jego otrzymaniu”. Do faktury sprzedaży możesz doliczyć 20% VAT, jednak nie możesz wykazywać kwoty podatku osobno. Oznacza to, że na takiej przykładowej fakturze sprzedaży będzie widniało: 120 funtów z VAT, ale nie 100 funtów oraz 20 funtów VAT.

WAŻNE: nie umieszczaj podatku VAT na fakturach, które wystawiłeś przed datą złożenia wniosku o rejestrację. 

Gdy klient nie chce zapłacić

Co robić, gdy klient odmawia uiszczenia płatności, ponieważ wystawiona faktura sprzedaży nie jest fakturą VAT? W pierwszej kolejności należy spróbować przekonać klienta, żeby zapłacił chociaż kwotę podstawową, nieobciążoną podatkiem VAT. Oczywiście niezbędne jest w takim przypadku wykazanie się przez klienta dobrą wolą i uwzględnienie okoliczności, że problem nie wynikł z twojego niedbalstwa lub winy.

Jeżeli jednak klient nadal odmawia zapłaty, prawdopodobnie potrzebuje numeru VAT na fakturze, żeby odzyskać podatek. Co można wówczas zrobić? Możesz wystawić notę uznaniową, anulować fakturę, którą dla klienta wystawiłeś i wystawić zwykłą fakturę na kwotę netto. Po otrzymaniu numeru VAT należy pamiętać, aby wysłać klientowi fakturę VAT w wysokości samego dwudziestoprocentowego podatku VAT naliczonego od kwoty z pierwszej faktury.

Planowanie z wyprzedzeniem

Generalnie, najlepiej planować z dużym wyprzedzeniem. Należy przewidywać swoje zyski tak, aby wiedzieć, kiedy nadejdzie moment rejestracji i być na niego odpowiednio przygotowanym. To umożliwi złożenie wniosku we właściwym momencie.

W analizie sytuacji finansowej twojego przedsiębiorstwa pomoże konsultacja z księgowym lub doradcą biznesowym, którzy dokonają wraz z tobą szacunku przyszłych zysków i pomogą uniknąć ewentualnych problemów związanych z rejestracją.